內部控制系統

內部控制系統的主要內容

　　內部控制系統的內容很豐富，范圍也很廣，幾乎包括了單位管理系統之全部。內部控制系統是經濟監督人員對被查單位各項管理制度和措施的概括性稱謂，在許多企事業單位中，業務管理人員、會計人員并不如此稱呼，而是將各項制度具體稱為管理制度、崗位責任制度、定額考核制度等。這些制度在組織內發生作用往往是互相關聯的、互相交錯的，各項制度互相依賴、互相依托，其控制點、復蓋面、適應性均具有很強的互補性，有時難以將它們彼此分開。有的檢查人員深入企事業單位發現，“并沒有一項制度稱作內部控制制度，但又沒有一項制度不屬于內部控制制度?！币虼?，規劃、建設內部控制系統要與單位內部管理結合起來，不能將其隔裂開來，另起爐灶，生搬硬套某些概念或機械模仿其他企業單位的成功做法，這樣不易取得良好的效果。正確的做法是抓住主要矛盾，擇其重點和關鍵點，有計劃、有針對性地建設內部控制，并以此帶動單位其他管理制度的建立和完善。內部控制系統的關鍵點是什么呢?關鍵點的特征是它與防范財務造假和違法亂紀的基本目標有關，一般與單位的會計核算和財務資料的信息有密切聯系，同時它又是核算或管理中的主要環節，對信息質量起著重要作用，且對其他環節的工作有聯動效力。另外它對外部經濟監督檢查工作部署和深入有導向性效果，在財務資料體系中起龍頭作用。再之，關鍵點有時也是核算的敏感部位，在單位內部比較容易出現失控，其發生錯弊的可能性較其他環節明顯居高。根據企事業單位業務的基本特點，可以這樣簡便、靈巧的認定：在基礎性控制(指對企事業單位生產經營活動的主要業務環節的一般控制)與應用性控制(指對各業務操作過程具體控制)之間以應用性控制為主，在會計控制(指對單位的財務會計系統的運行及其結果的控制，包括會計組織機構的設計以及直接涉及到財務記錄可靠性的所有方法和程序，具體內容包括授權和批準制度、職務分離制度、實物控制制度和內部審計制度等)與管理控制(指對除單位的財會系統以外的生產經營管理系統的控制，包括供產銷業務各個方面，具體包括統計分析、質量管理、時間動作研究、職工培訓、采購和營銷定貨等)之間以會計控制為主，在主導性控制(屬第一層次的控制，是對有關業務活動的直接控制)與補償性控制(屬第二層次控制，是對主導控制的補充控制，特別是當主導控制出現失控或漏洞時，由補償性控制進行彌補和緩釋)之間以主導性控制為主，這些為主的方面對揭示管理的基本目標，防范單位內部可能存在的財務造假和違法亂紀具有更為明顯的作用，一旦這些部位失控或出現問題，將會導致更直接、危害程度更大的財務風險和經營混亂。如果這些環節不失，就能保證單位經濟信息的基本正確。具體分解、細化開來，以下通常作為內部控制系統的關鍵點，應引起內部管理人員和外部經濟監督、檢查人員的特別關注： 

　　1組織機構控制

　　指通過組織內部機構設置的合理性和有效性所進行的控制，主要包括采用合理的組織方案，采用合理的組織結構，建立組織系統等內容。換句話說，就是將控制的功能置入單位的組織機構之中，不使某一部門擁有過分集中的權力，使權力適當分散，形成互相聯系、互相制約的格局，防止或減少權力過于集中沒有制衡而導致錯弊發生的可能性。機構控制和適當分權原則有利于管理控制，但布點過多和過度分散會造成業務效率的下降，有礙經濟效益的提高，因此機構控制應把握合理的限度。

　　2職務分離控制

　　指對于組織內部的不相容職務(指某一項或某幾項職務，由一人承擔容易造成差錯和舞弊，且發生了錯弊容易掩飾而不易發現和查處)必須進行分工負責，不能由一人同時兼任，因而達到互相控制的作用。職務分離控制可在早期的內部牽制制度中找到蹤影，它的初衷是不讓某一個(些)人經辦業務全程，而通過多人的介入，相互制約，以減少錯弊發生的可能性。常見的職位分離有管錢、管物和管賬分離，出納與對賬分離，記賬與復核分離，采購與付款、驗收分離，保管與盤點分離，授權與執行分離，收款與發貨分離等。

　　3授權批準控制

　　指組織內部各級工作人員必須經過授權和批準才能對有關的經濟業務進行處理，未經授權和批準的人員不能接觸和處理有關業務，以使管理者對有關業務實施有效控制。授權控制分為一般授權(指對常規業務進行的長期授權，授權后即可辦理有關業務，而無須再行報告，除非所授權利收回)和特殊授權(指對一些重大業務所采取的特批授權，此類授權僅一次有效，下不為例)。對各類業務采取何種授權方式，應視單位的管理層次、管理幅度以及單位的管理特點和風格而定，授權應與被授權人的責任有關，與其業務活動的范圍有關。如對采購人員授予多大的采購權，對財會人員和財務部門負責人授予多大的審批報銷權，對生產調度人員授予多大的生產指揮權，這都可能與有關業務質量相關，也與其應負的責任相聯系。

　　4人員素質控制

　　指采用一定的方法和手段對員工的思想品德、業務能力和工作技能的控制，保證組織各級人員具有與其所負責的工作相適應的素質，從而保證業務活動處理的質量。素質控制是一項帶有根本性的控制，是單位治本性的控制。實施人員素質控制必須對人員素質有一明晰的標準，并依此來進行控制，否則眾人各執一說，對人員要求各異，控制就可能落空。

　　5信息質量控制

　　指采取一定的方法和措施及時地收集經濟業務活動的信息，同時保證會計信息和其他經濟信息的真實、及時、可靠、明晰和準確，保證組織內部和組織外部使用人的需要。信息控制包括對信息生產、傳遞、集中、記錄、加工、儲存、報告、發送等環節的綜合管理和控制，確保信息完整無缺地達到目的地，而不被截留、再加工和變形。除此之外還包括對經濟信息應有的保密性、便于使用性和易于理解等，而后者較易為人所忽視，經常出現失控的真空。

　　6財產安全控制

　　指為了保證財產物資的安全和完整所采取的各種方法和措施，如盤點制、日清月結制、財產清點制、賬卡實定期核對等。財產安全控制雖然強調了財產物資的管理和控制，但也涉及了財產物資與賬簿資料記錄的平衡，并以賬簿資料為依據作平行核對。

　　7業務程序控制，也叫標準化控制

　　指對經常重復發生的業務建立規范化、標準化的業務程序進行控制，任何業務的辦理不得超越規定程序，由此通過程序的科學化保證業務內容的合法性和合理性。業務程序控制的內容有憑證傳遞程序的標準化、記賬程序的標準化、供產銷業務程序的標準化、重要生產經營管理業務的標準化、工藝標準化等。標準化控制使人們只要按照標準業務操作，便可以“自動”生成預期結果，這樣可以減少非標準化下人為因素對正常業務的影響，且明確業務程序和管理責任，同時也為業務分析和賬簿檢查也提供了明晰的檢查路徑。

　　8目標控制，也稱結果控制

　　指對照有關標準，對業務的執行結果進行控制，而不對其執行過程進行管理，也就是通過對結果間接控制，影響其過程。該類控制主要適用于對過程控制存在困難而不易實施的情形，如對相對獨立的工作機構的管理，對外出采購的工作人員的控制，對工作地點處于流動狀態工作人員等，管理當局無法采取直接控制的辦法，管理相對較為薄弱，而只能采取間接控制，對其工作進行“遙控”或“監控”，對其工作的最終結果進行總結性評價考核。

　　9執行控制，也稱直接控制

　　是結果控制的對稱，指對某些業務設計若干互相聯系、相互制約的環節，對其執行過程進行直接監控。直接控制是對業務經辦過程的跟蹤控制，業務經辦人不僅要對其結果負責，還要對其過程和手段負責。執行控制是一種更為細密的控制方式，主要用于重要業務之中。管理人員通過對某些重要業務過程的剖析，能夠發現其業務結果的優劣好壞，因為結果來自于過程，離開了過程結果便成為不可思議。在業務檢查過程中，檢查人員要利用單位已有的執行控制程序，對其業務處理過程，特別是重要的業務程序進行抽查，發現業務程序中存在錯誤所導致的核算結果的差誤。

　　10憑證控制，也稱手續控制

　　指完成所有業務，經辦人都必須辦理有關手續，留下可供查考的憑證，以明確有關責任。俗話說口說無憑，如果沒有可供查證的書面證據，經濟業務的可追溯性便受到損害，業務檢查工作便無從入手，所以憑證控制是單位的基礎控制，是會計檢查人員確認其賬務資料可靠程度的重要判別依據。憑證控制包括憑證的填制、傳遞、審核、歸檔和保管諸環節，也是會計核算系統運作的最初環節。

　　11紀律控制

　　指對單位內部某些業務經辦人員制訂出某些專門紀律，以警示其什么能為、什么不能為，增強其自律意識。有關紀律不僅應存在，而且應具有相應的剛性，并確實得以認真實施，經常檢查落實情況，實施獎懲兌現。紀律控制是人員素質控制的補償性控制，其運用有一定局限性，如黨紀對于黨員有效，對于非黨群眾無效;有關政紀對于正式職工有效而對臨時職工無效;且紀律具有很強的崗位性和時效性，有時不同的情形能夠做出不同的解釋。

　　12內部審計控制

　　指組織內部建立內部審計機構對其經濟活動進行有效的審計監督，以保證其財會資料和反映的經濟活動的真實、合法和合理。調查和了解單位內部審計控制，有助于確定是否可以利用內部審計形成的資料，是否可以利用內部審計專家的工作，并了解外部查賬人員藉以利用的工作環境。

　　內部控制(有時作為內部控制制度或內部控制系統的簡稱)是指各級管理部門在本部門、本單位內部因分工而產生的相互制約、相互聯系的基礎上采取的一系列具有控制功能的方法、措施和程序，并予以規范化、標準化和制度化，由此所形成的一整套嚴密的控制體系和機制。

　　建立健全內部控制系統是社會化大生產和對其進行系統管理的客觀需要，它所具有的功能和作用已為無數實踐所證明，內部控制已成為當今國內外組織內部管理系統的重要組成部分，成為組織內部為實現其業務和管理目標，實施自動防錯、查錯和糾錯，實現自我約束、自我控制的不可缺乏的重要手段。內部控系統具有以下功能：

　　1促進組織一切業務活動按其既定的目標有計劃、有步驟地推行，保證健康、有序地運作，及時發現可能出現的偏差并給予迅速糾正，防范經營風險和財務造假，避免潛在危機轉變為現實的損失。

　　2保證國家的法律、法規、政策的貫徹執行，自動檢查執行中存在的問題，并予以示警，以不斷修正和調節組織內部各部門，各單位和個人的行為，保證其在法律法規規定的軌道上運行。

　　3保證國家、集體和投資者財產物資的安全完整，保證會計信息和其他信息的真實可靠，使業務處理合理、憑證有效、記錄完整正確、稽核有力，能有效地堵塞漏洞、防止或減少損失浪費，防止和查處貪污盜竊等違法亂紀行為。

　　4保證提高業務處理的工作效率，使各項工作分工及其程序規范化、標準化，使內部各部門各單位明確工作范圍及職權、責任，并各司其職、各盡其能，減少不必要的請示、匯報環節，避免扯皮、推諉、拖拉現象的發生。

　　總之，內部控制系統是企事業單位自我設計、自我制訂、自我實施，最終自我受益的管理制度，是有意識地制約內部管理和核算工作“假”“亂”的重要工具，是扼制經濟領域違法亂紀的重要防線，是保證組織自身“經濟安全”的屏障，也是經濟監督和檢查人員得以依賴的對象和手段。在國外內部控制系統被稱作為組織管理系統的操作軟件。當然，內部控制制度這一軟件能順利加載、運行、發揮作用，并成為檢查控制依賴的基礎，受到諸多主觀和客觀因素的制約和影響，主要有：控制目標設定的水平，組織的規模和業務特點，有關內部控制制訂的合理性和可行性，有關內部控制制度的生存性、適應性和持續性，內部控制的成本支出，實施內部控制的人員素質，組織領導者對內部控制的態度和其他輔助條件等。有時部分內部控制制度基本健全并能發揮相應的作用，但由于某些內部和外部因素發生變化，其作用便會發生變異。也就是說內部控制系統的作用由于這些因素不斷發生變化，其作用可能被加強或弱化，人們能否利用組織內部控制系統和在多大程度上利用這一基礎，完全有賴于特定環境下內部控制的運作狀況及其有效程度。

　　建立和健全內部控制制度不是外部經濟監督和檢查人員的責任，而屬于單位自身的管理責任和會計責任，也就是說，其內部控制的存在與否及其發揮作用的程度如何與外部檢查人員(如審計人員、稅務檢查人員等)職責無關。但是單位內部控制的有無、好壞與打假治亂、查錯防弊工作存在密切聯系，特別是與審計、查賬風險有直接關聯。由此打假治亂工作不僅從自身職責，而且從其工作及其管理的角度，格外關注企事業單位的內部控制系統。

　　對內部控制系統的關注，主要源于兩方面的原因：第一，內部控制系統的存在性及其效果性是企事業單位的“晴雨表”，凡內部控制系統已建立、健全，那么其生產經營業務和財務核算工作就比較規范和有序，管理控制工作就比較嚴格，發生錯誤和舞弊的機率就相對縮小，這無形中減少了會計檢查的壓力。反之，組織內部控制制度不存在或雖有制度但形同虛設，根本得不到實施，那么其業務的規范性必然下降，產生錯弊的可能性自然會增加，對其進行監督檢查的壓力自然會增加許多。第二，從對企事業單位進行經濟監督的角度講，單位內部控制系統經常是監督檢查的對象，即將其內部控制制度的有無及其執行好壞和效果，視同于單位內部的業務活動，需要進行必要的詳盡的檢查分析，并將內部控制制度與生產經營管理活動有機結合起來，將單位存在的會計核算的假亂問題及經濟領域違法亂紀與內部控制制度的漏洞聯系起來，找出存在問題的管理依據和環境基礎，以剖析賬目錯弊存在的客觀條件。第三，分析評價單位內部控制系統是監督檢查工作的基礎。檢查工作根據分析評價結果，來決定檢查人員對被查單位內部控制系統的依賴程度，進而決定進一步檢查的工作重點、方向和范圍，亦即檢查人員將檢查工作的部署建立于對被查單位內部控制系統進行測試和評價的基礎之上，因此內部控制系統對檢查工作具有基礎性的導向功能。第四，加強和完善單位內部控制作為會計檢查和經濟監督工作的治本性目標。通過檢查實施有效的經濟監督，發現其會計核算中存在的錯弊，并找出其內部管理和控制的薄弱環節，既揭露違法亂紀現象，查處有關責任者和當事人，同時促進被查單位改善經營、加強管理，建立和健全內部控制系統，防范類似的財務造假和違法亂紀現象再度發生，從而達到查處一個、教育一片、長期收益的目的。事實證明，建立和健全內部控制系統不僅是打假治亂工作所需要的客觀環境，同時也是其基本工作目標之一。