物業管理投標

(一)物業管理投標一般程序
1．獲取招標信息，決策是否參與投標
    物業管理企業通過各種途徑獲得某物業擬進行物業管理招標的信息或接到邀請投標函后，應針對該物業的具體情況與本企業的自身實力，作出是否參與投標的決策。一旦決定投標，應協調有關人員(管理人員、專業技術人員、財會人員)組成精干的投標領導小組，全面負責投標工作。
    2．報送投標申請，接受資格審查
    在規定的時間內向招標單位報送投標申請，投標申請是投標單位表示投標愿望和介紹投標單位管理能力的重要文件，在文件中應實事求是顯示出自身的實力，進而接受招標單位的資格審查。投標單位一定要證件備齊，一般資格審查主要審查企業營業執照、資質等級、專業人員配置、固定資產、管理的規章制度及以往業績等。
    3．獲取與熟悉招標文件并考察物業現場
    通過資格審查，按規定程序取得招標文件后，首先應詳細閱讀研究招標文件，充分了解招標方提出的物業管理服務的范圍、內容、標準和要求，以及相關規定，理解招標單位的意圖和目的等。然后到物業現場實地考察，進一步全面詳盡地了解物業情況及環境條件；參加招標單位的答疑會，就需要進一步弄清的問題請招標方明確解答，為投標決策和投標書的編制做準備。
    4．投標決策與編制投標書
    在前述工作的基礎上，作出投標決策，主要是是否投標；采取何種策略競標以及報價原則。作出投標決策后，按招標文件的要求正確編制投標書。投標書的編制是投標工作中最重要的內容，直接影響到投標能否成功，必須給予認真的對待。
    5．報送投標書
    全部投標文件編制好以后，應對其進行封裝。
    封送標書的一般慣例是，投標單位應將所有投標文件按招標文件的要求，準備正本和副本(通常止本1份，副本2份)。標書的正本及每一份副本應分別裝，而且都必須用內外兩層封套分別裝并密封，密封后打上“正本”或“副本”的印記。兩層封套上均應按投標邀請信的規定寫明投遞地址及收件人，并注明：投標文件的編號、物業名稱、在某日某時(開標日期)之前不要啟封等。內層封套是用于原封退還在截止投標之后收到的投標文件的，因此應寫明投標商的地址和名稱。若是外層信封未按上述規定密封及作標記，則招標單位工作人員對于把投標文件放錯地方或過早啟封概不負責。由于上述原因被過早啟封的標書，招標單位將予以拒絕并退還投標單位。
    封裝后的投標書應在指定時間前派專人或通過郵寄送達招標單位。
    6．參加開標及答辯會
    招標單位在接到開標通知時，派主要負責人按時參加開標會，并參加招標單位的答辯。答辯人要做好答辯的思想和資料準備，在有限的時間內充分闡述本單位的優勢、投標的意圖、對日后物業管理的基本想法、安排與措施，對投標報價的計算作必要的說明或補充，愿意承諾的優惠條件等，以爭取獲的最佳印象和較好的答辯分，為中標打下墓礎。
    7．中標與簽訂物業服務合同
    投標單位收到中標通知書后，應在規定時間內，辦妥履約保汪和各種手續，并盡快與招標單位進行洋細洽商，簽訂物業服務合同。同時做好全面入駐物業區域的準備。
    (二)投標書的編制
    投標文件除了按格式要求回答招標文件中的問題外，最豐要的內容是介紹物業管理要點和物業管理服務內容、服務形式和費用。
    1．投標單位的概況簡介
    除了介紹投標單位概況外，主要介紹本物業管理企業以前管理過或正在管理的物業名稱、地址、數量，要指出類似此次投標物業的管理經驗和成果，并介紹主要負責人的專業物業管理經歷和經驗。
    2．分析投標物業的管理要點
    主要指出此投標物業的特點和日后管理上的特點、難點，可列舉說明，還要分析住用人對此類物業及管理上的期望、要求等。
    3．概述投標單位擬采取的管理策略
    簡述中標后的管理經營宗旨、理念、方針和內容，擬采取何種管理方式和具體措施，提供哪些服務項目，來做好物業管理服務。
    4．詳述物業管理的實施計劃
    這一部分是投標書最重要的內容，包括：
    (1)物業管理企業內部管理架構與機構設置；各類人員編制；企業運作機制與工作流程；信息溝通與反饋渠道等。
    (2)物業管理各階段(開發設計階段，監理階段、接管驗收階段、日常運作階段等)提供的管理服務項目、內容與服務標準和相關費用。
    (3)管理人員的配備與培訓。
    (4)必備的物資裝備計劃。
    (5)各項內外部管理規章制度。
    (6)各項管理指標的承諾。
    (7)愿意承諾的獎懲措施和標準。
    此外，還可介紹對改善該物業環境，提高管理服務水平的設想。
    5．有關附件及說明
    在投標書正文不能詳細說明或需要另外附加的資料、證書、計算過程等可放在附件中。如管理費用預算依據與過程，有關證明的復印件等。
    (三)物業管理服務費用的測算
    物業管理服務費用測算是否合理、科學與準確，既反映了投標單位物業管理經驗與水平，也直接關系到招標方對投標方的印象，某種程度上時決定中標與否的關鍵。物業管理的服務收費從總體上講，有政府定價，政府指導價和經營者定價三種。
    四、物業管理企業投標的關鍵事項
    參與物業管理投標是物業管理企業的一項重大決策，應當全面考慮項目特點、項目風險以及企業自身人、財、物資源情況，謹慎決策。一旦決定參與，就要調集精兵強將，以志在必得的心態全力投入。對于異地管理項目，企業更要量力而行，如果項目類型既非企業目標客戶，又無法反映企業的核心專長或人力資源無法支持時，無論項目多么誘人都應當果斷放棄。
    (一)決定參與投標的關鍵因素
    (1)項目區域、規模符合企業發展規劃；
    (2)項目類型符合企業確定的目標客戶；
    (3)常規預測盈利；
    (4)項目風險在企業承受范圍內；
    (5)項目委托方具有獨立法人資格和經濟實力；
    (6)本企業具備人力資源支持體系。
    (二)投標過程中六項關鍵環節
    (1)確定管理項目的整體思路，包括項目工作重點及應對措施；
    (2)確定物業管理費價位，這是投標工作最難把握和最重要的因素之一；
    (3)準確的物業管理年度收支測算；
    (4)物業管理目標承諾、前期投入、獎懲條件的任何承諾；
    (5)管理架構、管理機制和主要負責人員；
    (6)正式投標時的演講陳述、答辯現場表現。
    (三)不同階段的主要工作安排
    物業管理企業投標過程中，各階段的主要工作安排。
    1、前期準備階段工作內容
    成立投標小組
    索取、分析招標文件、資料
    現場考察
    制定投標工作計劃和進度安排
    做好投標方考察準備
    2、標書準備階段
    討論確定投標項目管理總體思路
    分組起草、準備
    討論確定預算
    討論確定物業管理費價位
    統稿、修改、定位
    電腦投影資料準備
    標書印刷、包裝
    3、正式投標、答辯
    準時遞交標書
    對手動態及優劣勢分析
    模擬演練
    模擬答辯
    4、投標總結階段
    投標漏項及不足分析
    投標資料管理、歸檔

    1．物業管理投標：是物業管理企業依據物業開發商(業主)招標文件的要求編制標書，參加物業管理資格競爭的一種行為。
    2．投標企業應具備的條件有：必須持有營業執照，取得法人資格；物業管理企業資質必須符合招標工作的要求；企業簡歷；自有資金情況；符合當地有關規定。
    3．物業管理投標工作的內容：
    (1)收集招標信息：企業要在激烈的競爭中取勝，必須建立有效的信息系統。信息的收集必須及時、全面、準確。
    (2)成立投標機構，配備專業人員：在投標前必須成立機構，全面規劃，統一領導，制定投標策略，以求中標。
    (3)報送申請：參加投標的物業管理企業，按招標通知確定的時間向物業開發商(業主)報送申請書，申請參加投標。
    (4)編制標書：物業管理企業在接到物業開發商(業主)發出的投標邀請書后，根據投標文件的內容和要求編制標書，標書要加蓋物業管理企業和負責人的印鑒。標書可派專人送至物業開發商(業主)，
也可密封后通過郵局掛號寄送。
    4．物業管理投標策略是物業管理企業為了實現投標的預定目標，取得投標成功所采用的方法。
    (1)自我形象包裝策略：在決定參與投標后，應立即建立投標機構，制定投標工作計劃，對物業管理企業自身的形象進行一定包裝，實事求是地介紹、宣傳公司自身的資質，明確地表達公司參與投標競
爭的能力、決心和信心。
    (2)服務與價格定位策略：通過市場調查、搜集、整理、分析、篩選各種與物業管理投標有關的信息資料，提出該項目投標的最優期望目標、實際需求目標、可接受目標和最低目標，最后確定服務與價格
定位，明確服務內容的安排、經營項目的設置、收費價格的擬定、客源、收益的測算等，使物業管理企業對該項物業管理投標有全面的了解。
    (3)擊敗競爭對手策略：通過多種方式了解競爭對手的情況(如服務內容、經營項目、營業推廣、廣告宣傳、價格策略、企業素質、信用狀況)，了解自身在競爭中所處的地位，以便采取相應的競爭方法，掌握投標的主動權。
    (4)促成決標策略：物業管理投標是一個公平競爭的行為，操作時要做到合理定位、規范作業。投標標書的內容要全面、合理、有特點，書寫要規范、明確、詳盡，盡量量化，送達要及時，以促成決標。
    5．對于物業管理企業，投標是一項十分嚴肅認真的工作。