資金使用的控制與考核

控制物業管理資金的使用有助于降低物業管理服務的耗費，實現以較少的人力、物力來提供相同的物業管理服務，或者以相同的人力、物力來提供更多更好的物業管理服務，從而為物業管理公司樹立良好形象。


一、物業管理資金使用控制的原則


盡管各物業管理公司對資金使用的控制各具特色，但一般而言，都遵循以下原則：


(一)全面控制原則


全面控制原則是指全員和全過程相統一的控制。具體來說是指物業管理公司的資金使用控制既要充分調動全體職工的積極性，又要貫穿與物業管理服務的每一個環節。因為每一位員工都與物業管理服務過程中發生的費用開支有關；資金使用的控制是貫穿于物業管理服務費用形成的全過程，而不僅僅是對部分費用開支的控制。


(二)效益原則


物業管理資金的使用應該與提供優質的物業管理服務相結合。不能為控制而控制，即不能為減少資金的使用量，節約費用開支而不提供、少提供服務，或因此而降低服務水準。換而言之，物業管理資金使用的控制足以相同服務水平下的費用開支的最小化，或相同費用開支水平下的服務數量和質量水平的最大化為目標的。這一目標是經濟效益原則在物業管理的資金費用開支控制中的具體體現。  

  
(三)責權利相結合原則    


明確的職責，適宜的權限和相應的利益，是任何管理工作取得成功的基礎。為此，物業管理資金使用控制中，應明確規定各部門和人員應承擔的責任，賦予其相應的權限，并通過考核其責任履行情況。予以相應的獎罰，使物業管理資金使用控制目標和管理措施真正落實到實處。


(四)例外與重點管理原則


例外與重點管理原則是指在全面控制的基礎上，對那些重要的、不正常的、不符合常規的關鍵性費用開支(例外情況)進行重點控制。其中例外情況的常用判定標準為金額的大小、持續時間的長短以及是否可控等。實務中，這一原則主要應用于資金使用的日?？刂浦?。


二、物業管理資金使用控制管理的要求


(一)嚴格區分不同性質的支出，遵守資金使用開支范圍的規定


物業管理公司的管理服務工作多種多樣，既有日常的維修維護管理、清潔管理、綠化管理、安全管理等，又有大修更新管理，還有代理租賃買賣管理等，由此而發生的成本費用開支也是多方面的。這些費用開支的性質不同．用途也有差別，有的屬于日常綜合管理費開支，用于各種日常的維護和管理；有的是屬于儲備基金的開支范圍，用于物業的大修和更新；有的屬于委托代理的費用開支，用于業主委托代理的各項業務的實際支出。為此，應當明確其各自的界限，分別加以管理，嚴格遵守成本費用開支范圍的規定，以維護業主的利益。


(二)將降低成本費用開支與提供優質服務緊密結合


優質的物業管理服務并非是一定要以巨額的資金使用成本為代價的，而是指物業管理服務數量及其質量與資金使用支出水平的比較物業管理資金使用的費用開支越高，并不表示物業管理服務水平和質量就越高。降低物業管理資金的使用成本開支，不能以減少提供優質服務為代價．更不能為降低物業管理服務水準尋找借門。降低物業管理的成本費用開支，提供優質服務是實現物業管理目標的根木途徑，特別是在物業管理資金來源不豐富、數量有限的情況下，一定要在保證不降低服務項目和服務水平的基礎上來努力降低成小費用開支．使每一分錢都能發揮效益，即實現成本費用的最合理使用。


(三)建立成本費用開支分級分口管理責任制


物業管理資會的使用控制涉及到物業管理公司的各個部門和全體員工。為調動降低費用開支的積極性，有必要建立健全資金使用開支的費用管理責任制，分清各部門和各崗位的資金使用的成本費用管理責任，為降低成本費用創造良好的制度環境。


三、物業管理資金使用控制的類型


物業管理公司資金使用控制可按不同的標志進行分類。


(一)按控制的時間分


物業管理公司資金使用控制按其時間特征，可分為事先控制、事中控制和事后控制。


1、事先控制


事先控制是在資金使用發生之前，對影響資金使用的有關因素進行規劃，并建立健全資金使用的管理控制制度，以達到防患于未然的目的。


2．事中控制


事中控制是對物業管理資金使用開支的范圍、過程所進行的日?？刂?，以消除或減少實際耗費與預定目標之間的差異。


3.事后控制


事后控制是對物業管理資金的實際使用耗費進行的事后分析，總結經驗教訓，以提高資金使用的管理控制水平。物業管理資金使用控制是一個不斷循環的過程，就本質而言，事后控制實際上是下一個循環中事前控制的組成部分。


(二)按控制的機制分   


物業管理資金的使用控制常常有不同的機制，據此可以將其分為前饋性控制、防護性控制和反饋性控制三大類。   


1．前饋性控制    


前饋性控制是運用控制論中的前饋性控制原理，在資金使用耗費發生之前所進行的控制，如對各種資金開支使用的必要性進行分析，確定最佳的支出水平(即實現物業最大化增值的支出水平)等。在儲備資金的使用控制中所運用的確定最佳更新周期就是最好一例。


2．防護性控制


  防護性控制是指通過指定相關的規章制度，制約不必要的開支耗費，防止不利的超支發生，如建立資金使用開支的審批制度等。前饋性控制和防護性控制都屬于事先控制。


3．反饋性控制


  反饋性控制是指利用反饋性控制原理對物業管理資金進行的日?；蚴潞罂刂?，其重點在于及時了解資金使用耗費開支的情況，針對發生偏差的具體原因，采取相應措施，確?？傎M用不超過預定目標。


四、物業管理公司資金使用控制的組織管理體系


為了對物業管理的資金使用進行有效的控制，物業管理公司需要實行分級分口管理責任制，建立資金使用控制的組織體系，即建立以責任中心為基本控制單元的組織體系。在這一組織體系中，物業管理公司通常將各部門確定為不同類型的責任中心，根據其各自的工作內容，將資金使用費用開支的預算分解為各個責任中心的費用開支預算(即責任預算)，并據以進行資金使用費用開支的分析考核。


(一)責任中心


責任中心是指在物業管理公司中有一定的管理權限，并承擔相應經濟責任的內部單位。理論上，一個責任中心的確定必須同時具有以下條件：第一有承擔經濟責任的主體——責任者；第二有確定經濟責任的對象——資金運動；第三有考核經濟責任的基本標準——管理服務業績；第四具有承擔經濟責任的基本條件——職責和權限?？梢娝胸熑沃行亩际秦煓嗬o密結合的責任實體。


根據物業管理公司的業務活動的特點以及各責任實體的權限，責任中心一般分為成本中心和費用中心兩類。


1．成本中心


成本中心是指僅對所發生成本負責的責任中心。在物業管理公司內，凡直接參與提供物業管理服務的部門，都可以設置為成本中心。這些成本中心通常只發生成本費用，而不會直接形成收人?；蛘哒f成本中心就是以控制管理服務成本為主的責任中心。


2．費用中心


費用中心是指僅對費用發生額負責的責任中心。在物業管理公司內，凡不直接參與提供物業管理服務的部門，通常設置為費用中心。即費用中心是以控制經營費用為主的責任中心。


總之，只要有費用開支發生的地方，就可以設立成本(費用)中心。在物業管理公司，成本(費用)中心僅對可控成本(費用)負責，責任中心當期發生的可控成本(費用)之和就是其責任成本(費用)。一般而言，可控成本(費用)應同時具備如下條件：第一，責任單位能夠通過一定方式了解將要發生的成本(費用)；第二，責任中心能對發生的成本(費用)計量；第三，責任中心自身的行為能對成本(費用)水平產生重要的影響。


(二)責任中心的業績考評


在物業管理公司，由于物業管理資金使用控制是通過各成本(費用)責任中心對責任成本(費用)負責而落實的，因此考核其資金使用控制就是考核成本費用控制業績。一般考核指標為成本(費用)降低額和成本費用降低率：


成本(費用)降低額=預算成本(費用)—實際成本(費用)


成本(費用)降低率=成本費用降低額／預算成本(費用)×100％


為實現物業保值增值的目標，各責任中心一方面需降低成本費用，另一方面應努力提高管理服務質量和水平。為此對責任中心進行業績考核時，同時還要考核其服務質量和水平。主要的考核指標有定性和定量指標，定量考核指標有物業完好率、維修及時率、安全事故率、環境綠化率、衛生保潔率、環境綜合效益率、業主滿意率、物業保值增值率等。其中物業保值增值率是最具綜合性的服務質量評價指標，其具體計算方法是：


物業保值增值率—(期末物業總值／期初物業總值)x100％


五．物業管理公司資金使用的控制程序


控制物業管理資金的使用，就是指物業管理公司既要保證物業管理服務中的資金需要，又要使這些管理服務資金在一定時期不閑置和浪費，一般由以下步驟組成：    


(一)確定資金使用的標準和重點    


資金使用的控制標準或目標，是對物業管理各項費用支出規定的數量界限，是對物業管理資金使用進行控制和考評的直接依據?，F實中常用的控制標準是預算，即對所有的管理服務開支進行嚴格的計算預測。因此首先就要決定所管的各項物業處于哪個生命周期階段，從而決定物業管理資金的使用重點，為制定預算方案和使用計劃做好準備。 

   
(二)制定預算方案    


制定預算方案就是對管理服務的所有費用開支進行科學的計算預測，對管理服務中的各項費用支出和資源消耗規定數量界限，這是控制物業管理資金使用的核心。制定預算方案必須根據不同類型、性質、對象的物業的過去記錄和經驗，及對未來費用開支的預測來決定的。因為不同類型、性質、對象的物業，對管理服務的開支范圍和要求有所不同，如新舊物業對資金的需求量就不同，住宅與公寓別墅在各方面也不同，商廈與辦公樓就更不同了。有了切實可行的預算方案，物業管理公司在資金的使用上就有了標準，就能進一步制定出使用計劃，從而可以將資金的使用量控制在預算范圍內。當某項費用開支超出預算時，就會引起物業管理人員的注意，通過分析原因，就可以了解到究竟是物業管理的內容增加引起的費用增加，還是物價上漲引起的費用增加，抑或是浪費引起的，或不可預見因素引起的等等，從而可以及時糾正，將資金使用控制在預算范圍內。


(三)制定使用計劃


由于物業管理公司接管的物業類型繁多，有住宅、辦公樓還有商廈等，而且接管的物業也有先有后、有新有舊，處于不同的生命周期階段，從而造成各物業的管理資金使用的重點不同，資金的需求量也不同。因此為了更好地反映資金需求量在時間上的差異，既保證物業管理資金的需要，又提高管理資金的利用效率，不致造成閑置浪費，就有必要在預算的基礎上，制定出接管的各物業每月甚至每周的資金使用計劃，在財務上作出合理的安排，使物業管理公司的管理者對每年每月將使用多少管理資金，做到心中有數，為物業管理資金的調劑使用創造條件。


(四)優選管理方案


物業管理資金在具體的使用中，要面臨各種管理方案的決策。究竟使用哪種管理方案，就要基于物業管理資金使用預測提供的資料和其他有關資料，依據管理資金使用計劃的標準，滿足技術上先進、經濟上合理的要求，從多個與物業管理資金使用支出有關的方案中，選擇最優的方案。


(五)設立專用賬戶


要落實資金使用的標準和計劃，加強資金使用的控制，就要設立各種資金使用的專用賬戶，進行日常核算，編制報表，作好財務記錄，及時提供物業管理資金使用的信息，使物業管理公司內部人員全面掌握資金使用去向，并通過相應的控制手段，對物業管理費用開支形成的全過程進行具體的監督，及時發現失去控制的有關項目的內容，保證控制目標的實現。這樣做除了可以更好地接受物業管理公司內部的監控外，還可以接受國家綜合管理部門和全國物業管理協會的監督指導，也能更好地接受業主和住戶的監督檢查，從而形成從內到外、從上到下的控制鏈。


(六)財務分析考核


物業管理資金使用的分析和考核，是以物業管理資金使用的日常核算提供的資料及其他有關資料為基礎，運用一定的標準進行比較分析，揭示發生超支的根源。超支分為有利超支和不利超支，有利超支是指由于承擔的物業管理任務超計劃增加而使費用開支超出了預算，不利超支是指物業管理任務并沒有超計劃，但費用開支卻超過了預算。對不利超支要明確責任，對有利超支應總結經驗，并以此為基礎定期對資金使用預算的執行結果進行評價，實施獎罰措施。通過分析與考核，針對造成不利超支的原因，由相關部門和成員提出降低物業管理費用開支的新措施，并予以貫徹落實。這樣不僅可以為以后科學地制定資金使用預算和計劃提供依據，還能有助于提高職工對控制資金使用的認識，從而為資金使用控制創造良好的環境。

六．物業管理公司資金使用控制的方法


通過物業管理資金使用的具體控制方法，來落實物業管理資金使用預算，是物業管理工作能正常進行的重要保證。雖然各物業管理公司的具體方法各種各樣，但實踐經驗證明憑證控制和制度控制的有機結合是較為有效的方法。


(一)嚴格執行預算控制


嚴格預算執行的具體方法是根據物業管理資金使用預算計劃或責任預算，為各部門設立記載資金使用耗費指標的費用手冊。每發生一筆費用，就根據有關憑證核減相應指標，并隨時結出指標結存額，即采用費用手冊形式，對資金使用耗費實行總額控制。這一憑證控制方法能使責任部門隨時了解各項費用開支的數額及指標余額，如發現支出過多，可及時查明原因，采取措施節約開支。


(二)建立健全費用開支審批制度


資金使用耗費需要經過一定的審批手續，這也有助于控制成本費用水平。物業管理公司應結合國家有關的法律法規，并根據各項費用的開支特點．制定自身的費用開支審批制度，明確各項費用的審批部門和審批權限。正常的費用開支由責任部門歸口審批，而重大支出、預算外支出則由物業管理公司最高管理層乃至業主委員會和業主大會審批通過。


一般而言，審核的重點是憑證的真實性——內容是否真實；合理性——是否符合資金使用開支范圍和標準；完整性——有無預算指標，手續是否齊全等。經過審核確認無誤后，方能予以報銷。如手續不全的要補辦手續；違反資金使用制度規定的，不予報銷。