編寫物業管理報告

    明確了物業管理報告的構成與內容，并不意味著能編寫出合格的物業管理報告。編寫物業管理報告的人員不僅需要具有物業管理報告相關方面的專業知識，而且還要具有一定的文學寫作水平。在此基礎上，編寫物業管理報告還要注意以下基本要求：
    (一)突出重點、兼顧一般
    編寫物業管理報告，必須根據不同需求主體的信息需求和要求的不同，突出重點，有主有次，不能面面俱到。但是突出重點并不意味著可忽視一般，企業物業經營管理活動和財務活動都是相互聯系、互相影響的，在對重點問題的介紹分析時，也要兼顧一般問題。
    對業主、租戶來說，他們關心的主要是物業管理費用的收支情況和物業經營管理者未來的工作安排，而對管理者的盈利情況則大多不關心。所以，向業主、租戶提交的物業管理報告的重點就是要說明物業管理企業收取了多少管理費用，這些費用具體用在什么地方，以及物業管理企業未來的管理工作打算。至于企業的盈利情況，則可以少寫甚至不寫。
    對于物業管理企業的高層次管理者，主要是總經理來說，他所關心的則主要是企業的盈利和本期物業經營管理工作完成的情況。所以向企業高層管理者提交的物業管理報告一定要突出這些內容。至于物業管理費用的收支情況，則可以作為一般的問題簡單地介紹。
    對投資者或董事會來說，則主要關心自己投資的安全和收益情況，以及企業未來的發展能力。具體來說，投資收益率或凈資產收益率是他們最為關心和重視的財務信息。除此以外他們也需要了解資產報酬率、營業利潤率、資本增長率等指標。所以，向企業的投資者或董事會提交的物業管理報告，一定要把重點放在財務報告及其分析上面。要通過各種會計報表分析方法，把企業在一定時期的盈利狀況、營運狀況、權益狀況、風險狀況等財務狀況信息從各個角度報告給
他們。
    (二)注重時效、真實可靠
    物業管理報告包含財務分析，因而具有較強的時效性。尤其對一些決策者而言，及時的物業管理報告意味著決策成功的一半，過時的物業管理報告將失去其應有的意義，甚至容易對業主、租戶、高層次管理者以及投資者或董事會產生錯誤誘導，得出不當的結論。這樣，輕者會引起物業管理糾紛，重者就會導致企業物業經營管理的失敗和投資者投資的有去無回。在當今信息社會中，物業管理報告作為一種信息媒體，必須十分注重其時效性。
    在強調時效性的基礎上，物業管理報告的編寫還應注重客觀公正、真實可靠，這是充分發揮物業管理報告作用的關鍵。如果物業管理報告不能做到客觀公正，人為地夸大某些方面，縮小另一些方面，甚至搞弄虛作假，則同樣會使物業管理報告使用者得出錯誤結論，造成決策失誤。尤其對于企業高層管理者以及企業的投資者或董事會來說，其危害就會更大。物業管理報告的客觀公正、真實可靠，既取決于編寫物業管理報告的基礎資料的真實可靠，又取決于編寫人員能否
運用正確的分析方法，客觀公正地進行介紹，同時，也取決于編寫人員甚至企業領導人的職業道德和社會責任感如何。
    (三)報告清楚、文字簡練
    報告清楚有幾個方面的含義：一是物業管理報告必須符合一定的格式，通常應該有工作總結、財務報告以及工作計劃三個部分；二是物業管理報告必須結構合理、詳略得當、條理清晰，對不同的報告需求主體，要有相應的內容側重，比如對住宅物業的業主、租戶來說，物業管理報告就應該突出物業管理費用的收支情況及分析；三是物業管理報告的論點和論據清楚，比如，在涉及到物業管理企業的盈利狀況時，就應該明確說明企業是否盈利及其原因等。文字簡練是指在物
業管理報告編寫中，要做到言簡意賅、簡明扼要。當然，報告清楚與文字簡練應相互兼顧，做到簡練而又清楚，清楚而又簡練。既不能搞長篇大論，又不能為了簡練而使報告不清楚。



    物業管理報告的公布或送達
    國家計委、建設部印發的1996年3月1日起執行的《城市住宅小區物業管理服務收費暫行辦法》明確規定，物業管理單位應當定期(一般為6個月)向住戶公布收費的收入和支出賬目，公布物業管理年度計劃和小區管理的重大措施，接受小區管理委員會或物業產權人、使用人的監督。2004年1月1日起執行的國家發展和改革委員會、建設部印發的《物業服務收費管理辦法》(發改價格[2003]1864號)在決定《城市住宅小區物業管理服務收費暫行辦法》作廢的同時，其第十一二條又明確指出，物業管理企業應當向業主大會或者全體業主公布物業服務資金年度預決算并每年不少于一次公布物業服務資金的收支情況。業主或者業主大會對公布的物業服務資金年度預決算和物業服務資金的收支情況提出質詢時，物業管理企業應當及時答復。這些都從法律法規上為物業管理報告的公布或送達奠定了基礎。
    針對物業管理報告的不同，其公布或送達的具體要求也不同。一般來說，向企業高層管理者以及企業的投資者或董事會提交的物業管理報告、收益性物業的物業管理報告通常都需要每月公布或提交一次。比如，向寫字樓的業主(通常為寫字樓的開發商)提交的物業管理報告一般就需要每月一份。而向居住物業業主、租戶公布的物業管理報告，則通常要求每季度或每半年在物業管理企業的經營場所或辦公地點公布一次。