物業儲備基金

一、儲備基金的使用范圍


在新建物業保修期滿后和公有房屋出售后，為確保房產物業的公用部位、公共設施和共用設備的完好和正常運轉，必須要保證能夠對其進行定期檢查、大修和更新，定期更換一些零部件，這些都需要費用開支。這些費用開支就是儲備基金的運用內容。因此，儲備基金也叫維修更新基金。由于房產物業的價值巨大，它的維修更新工程的費用也頗為可觀，包括的內容也是復雜多樣的。歸納起來，其使用范圍主要包括以下幾項：

(一)人工費


它是指物業的維修更新工程中施工工人、技術人員等的工資、獎金、津貼、保險和勞防用品費等。


(二)設備、零部件和材料購置費


它是指在維修更新物業的過程中，需要更換的設備、零部件購置費維修更新工程中使用的各種材料費。

(三)機械使用費


它是指維修更新工程中使用各類機械的費用，包括各類機械駕駛員的工資津貼和福利費，機械用的燃料動力費、材料費、折舊修理費、替換工具部件費、運輸裝卸費、輔助設施費等。


(四)水、電、煤氣費


它是指維修或更新工程中耗用的水、電、煤氣費支出。


(五)管理費


它是指為組織和管理維修或更新工程所發生的各項費用，包括辦公費、交通費和其他費用。


從上述儲備基金的構成內容可以看出，維修或更新工程中發生的費用復雜而多樣，物業管理公司要加強核算，嚴格遵守儲備基金開支范圍。對哪些費用屬于儲備基金開支范圍，哪些費用不屬于儲備基金開支范圍，要作嚴格統一的劃分規定，不能將不屬于大修范圍的日常維修養護費和應由產權人自理的室內維修費擠占儲備基金，以保證儲備基金能夠?？顚Ｓ?，滿足物業正常的大修更新的需要。這也是正確計算和管理物業儲備基金的前提?，F實中為加強儲備基金的管理，確保不被挪用，我國各級政府的物業管理行業主管部門大多結合當地實際情況制定了切實可行的行政法規。


這里需要指出的是若物業管理公司將大修更新工程交由專業施工隊伍承包完成，則儲備基金的構成內容只有一項，即支付給專業施工隊伍的大修更新工程承包費。


二、儲備基金的管理要求


(一)專戶存儲，調劑使用，滾動增值 
   

物業管理公司從多種渠道籌措到的儲備基金，都應在收到時即設立專門賬戶，存人金融機構，?？顚Ｓ?。待房產物業保修期滿后，由物業管理公司視實際情況進行使用，專項用于房產物業的公共部位和共用設施的維修更新。但是由于房產物業具有價值巨大的特點，這決定了它的維修更新成本要比一般的耐用消費品大幾十倍甚至幾百倍，若再考慮通貨膨脹等因素，它的維修更新成本就更大了。因而從業主、開發商等渠道籌措到的儲備基金是不能滿足房產物業維修更新時所需要的成本開支的，這就需要物業管理公司必須盡可能地充分利用儲備基金，提高資金利用效果，使儲備基金能夠自動增值起來。   

 
另一方面，由于物業管理公司所接管的物業有先有后、有新有舊這就造成了房產物業需要維修更新的時間有差異，致使儲備基金的調劑、融通使用，提高使用效率和滾動增值成為可能。但這里需要強調指出的是，調劑融通使用儲備基金的前提是保證儲備基金本息的完整安全，確保房產物業需要維修更新時有足夠的資金。因為調劑融通使用的根本目的就是為了提高儲備基金的利用率，使之滾動增值起來，從而可使房產物業和居住者能夠長治久安。所以儲備基金調劑使用時必須要投向盈利率高的、收效快而又風險小的項目上。只有這樣，才能既可確保儲備基金的本息完整，又可使之滾動增值，滿足房產物業維修更新支出的需要。


(二)優選房產物業的更新方案，努力提高儲備基金的使用效果


由于房產物業有固定性、個體性、連帶性、龐大性和價值大的特點，因此，選擇更新方案時必須慎重。不但要考慮技術性能上的先進性、舒適性和外表的美觀性，而且要考慮經濟上的合理性，即用新的房產物業的附屬設備設施替換舊的房產物業的附屬設備設施，能為企業節約多少資金．增加多少租金和營業收入，帶來多少經濟效益。房產物業及附屬設備設施是否需要更新以及什么時候更新，在其功能和使用效果基本相同的情況下，主要取決于維持現有房產物業及其附屬設備設施正常運轉的年成本高低。房產物業及其附屬設備使用的年成本高低受其一次性投資支出和年使用費兩個因素的影響。


房產物業附屬的設備設施的一次性投資支出包括設備設施的投資專出(即設備設施的采購成本，包括設備設施的買價、運到目的地前發生的包裝、運輸、裝卸費、采購費和設備設施安裝前的保管費。若是進口沒備設施還包括國外海運費、保險費、關稅、增值稅、外貿手續費、銀行手續費等)、設備設施安裝工程投資支出、設備設施的基礎、支柱、爐體砌筑建筑工程投資支出等。


附屬房產物業設備設施的年使用費包括設備設施的運行費(如機上人員工資福利費、消耗燃料、動力機油等)和日常維修費用。


一般來說，舊的使用年限多的附屬設備設施要比新的使用年限少的附屬設備設施的年使用費高，但新的使用年限少的附屬設備設施的一次性投資支出卻要比舊的使用年限多的附屬設備設施的一次性投資支出大。所以，對舊的附屬設備設施是否要更新以及什么時候更新最好，就要權衡利弊得失，全面比較，認真選擇。如果在該更新時而不及時予以更新，一方面會使年使用維護費大大增加，超出預算，使物業管理公司的日常管理支出增加，從而導致日常管理費用超出預算；另一方面，會破壞房產物業的形象，影響收益性房產物業的出租率和銷售收入，進而影響物業管理的聲譽，減少企業的經濟效益。反之，若在不需要更新時進行更新，就會使儲備基金不能得到最有效的使用，也會造成資源的浪費，致使物業管理公司的經濟效益下降。所以要管好用好儲備基金，首先必須要確定房產物業及其附屬設備設施的最佳更新大修別，選擇最優的更新方案，這樣才能提高儲備基金的使用效果。


(三)編制儲備基金的財務計劃，保證維修更新的資金需要


物業管理公司接管的房產物業由于使用和自然力侵蝕等原因，會逐漸損失其使用功能而需要大修和更新，如房屋建筑物會由于日曬雨淋的侵蝕而逐漸破舊，設備設施會隨著時間的推移和使用而逐漸地氧化生銹、損壞。因此為保證每一項物業需要更新時有足夠的資金，防止某一時期由于維修更新過度集中，使維修更新費用的過度增加，造成維修更新費用的緊張，要求正確預算每一物業項目的物理壽命，然后計算出它的大修更新成本，確定年度月度維修更新需要的資金量，制定年度儲備基金財務計劃。因為每一個物業管理公司往往接管著眾多的房產物業，有的年初需要維修更新，有的年末需要大修更新；有的這個月需要大修更新，有的下個月需要大修更新。因此為了既能使儲備基金調劑使用滾動增值，用活起來，提高資金的利用效率，又能保證某年某月的大修更新正常進行，必須在每個年度開始之前編制年度儲備基金財務計劃。儲備基金財務計劃的編制，既能保證維修更新資金的來源，又能有效地控制物業管理公司大修更新的成本費用開支，做到心中有數。


當然，在編制儲備基金財務計劃時，要充分考慮更新時的通貨膨脹因素，對每一項物業的大修更新成本應每年調整計算，以便留出一筆更實際的維修更新資金，保證到時有足夠的資金完成大修或更新工作，使物業能保值增值。


(四)加強成本核算，真實反映儲備基金的使用情況，努力降低維修更新成本


加強成本核算，嚴格物業維修更新成本的開支范圍，是物業管理公司對儲備基金進行管理的一個重要環節。認真做好維修更新成本的核算工作，對降低維修更新成本，加強維修基金管理，提高維修基金的使用效果，接受業主的檢查監督，更好地完成業主委托的大修更新工作都有著重要的意義。因為物業管理公司嚴格維修更新工程的成本開支范圍的過程，實際上就是有效控制維修更新工程成本的過程。一個企業杜絕了亂擠成本的現象，制止不合理的費用開支，就能直接收到降低成本的良好效果；反之企業若亂擠成本，則必然會提高維修更新成本，使儲備基金失去控制，難以管理，從而降低了企業的盈利水平。加強成本核算不僅在于簡單地消極記錄和計算企業維修工程耗費多少，更重要的是對各項物業大修更新工程耗費的積極管理，通過成本的正確核算，使之與預算和計劃對比分析，找出差距與問題，以便及時采取措施，挖掘降低成本的潛力，節約活勞動和物化勞動，達到不斷降低大修更新成本的目的。這樣既可保證廣大業主和住戶的利益，又可提高物業管理公司的經濟效益。


加強維修更新成本的核算，必須從維修更新基金管理要求出發，貫徹“算管結合，算為管用”的原則。儲備基金的管理，離不開維修更新成本的計算，但加強維修更新成本計算不是目的，而是管好儲備基金的一個重要經濟手段。離開管理去講成本核算，成本核算也就失去了應有的意義。


為了搞好儲備基金的管理，發揮維修更新成本核算的作用，成本計算必須正確及時。計算不正確，就不能據以考核分析多項維修更新成本項目消耗定額的執行情況；計算不及時，就不能及時反映維修更新工程管理中存在的問題。因此維修更新成本的計算，必須從管理儲備基金的要求出發，正確、及時，防止簡單化，在滿足管理需要的前提下，分別主次，按照主要從細，次要從簡，細而有用，簡而有理的原則，采取既合理又簡便的方法計算成本，發揮成本核算在儲備基金管理中的作用。


儲備基金與日常綜合管理費一樣也要受到業主管理委員會的監督和管理，其提存、收取、使用和增值運作過程，都要向業主公布，尤其是儲備基金的增值運作，更要安全透明地操作，以保證維修基金的完整，保證各方面的利益。