物業檔案收集

　　物業檔案的收集工作就是按照物業管理的有關規定，依據物業管理檔案歸檔范圍，通過一定的方法將物業管理機構各部門和個人手中有保存價值的檔案(包括文字、圖表、錄音、錄像、磁盤等)集中到物業檔案管理機構(檔案館、室)的過程。物業檔案的收集是實現物業檔案集中管理的重要內容和基本措施。

　　檔案收集工作的方法分為接收和征集兩種。作為物業公司檔案機構，接收本公司文書處理部門和業務部門按規定應當歸檔的檔案是其基本收集方法。征集是檔案部門按照國家規定征收散存在社會上的檔案和有關文獻的活動。物業公司一般不存在征集這一方式。

　　通過收集工作，建立數量充足、種類齊全、質量優化的館(室)藏檔案，是物業公司檔案室存在和發展的物質基礎，是輸出物業檔案信息，為社會實踐服務的前提條件。

　　因此，物業檔案的收集工作在物業檔案管理流程中占有非常重要的地位，有了物業檔案的收集工作，便有了物業檔案管理工作的開始。

　　物業檔案是由物業管理文件材料經立卷整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作的直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性。

　　一、物業管理文件材料的形成
　　(一)物業文件材料的形成

　　物業管理文件材料是物業管理檔案的物質基礎，物業檔案情報價值和憑證價值的大小不但取決于檔案收集是否完整、齊全，而且取決于物業管理文件材料的形成是否規范、科學。沒有規范、完整的物業管理文件，就不會有規范、齊全的物業檔案，更談不上物業檔案的整理，保管也就失去了意義，利用價值當然大打折扣。

　　從檔案的收集、整理、保管、利用等角度出發，文件材料形成過程非常關鍵，因此，我們必須在物業管理工作中注入檔案工作機制，以便形成既符合物業管理需要，又符合檔案工作要求的物業管理文件材料。

　　物業文件材料產生于物業管理公司各業務環節的每個運作過程，每一環節都產生相應的文件材料。

　　1.物業的接管驗收材料：

　　(1)房產資料，包括房屋、設備及其附著物清單、清冊及表格。

　　(2)技術資料，包括竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料。

　　(3)接管資料，包括驗收合格憑證、物業完好情況、接管文件。

　　2.住戶(租戶)入住材料：

　　裝修申請表、入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料。

　　3.物業租賃材料：

　　租賃合同、租賃審批材料、物業權屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出(轉)租文件、委托書、公證書、證明、報告、分戶圖。

　　4.物業維修材料：

　　維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預結算表、安全鑒定書、材料單。

　　5.物業行政管理、黨群工作材料：

　　公司組織沿革、黨支部會議文件、黨政領導辦公會議文件、公司機構設置文件、黨政工作計劃、總結、黨員花名冊、團支部會議文件、共青團工作計劃總結、團支部建設文件、團支部成立、活動文件、團組織關系調動介紹文件。

　　6.物業經營管理材料：

　　公司經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、合資、合作文件。

　　7.物業財務管理材料：

　　有關公司財會的政策性文件、公司財會明細文件、財會工作計劃總結、成本預結算文件、財會會議文件。

　　8.物業人員管理材料：

　　公司人員設置、調配、變遷文件、人事勞資文件、技術職稱文件、教育培訓文件。

　　9.物業設備儀器管理材料：

　　設備設施購買、安裝、使用、維修、報毀文件。

　　10.物業公司或個人參加各種活動材料：

　　獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀念品。

　　(二)物業管理文件材料形成的基本要求

　　1.物業管理工作的手續和程序必須標準化，每個工作環節必須做好記錄

　　物業管理文件材料產生于物業管理工作的每一個環節，每一道手續和程序都產生相應的記錄。如果物業管理工作的手續和程序不標準或沒有相應的標準可參照，或有了標準不執行，而造成物業管理文件材料不齊全或不標準，事后是很難全面、準確補回的。

　　物業檔案本質之一是它的原始記錄性，它是物業管理過程中自然產生的，而不像圖書、文獻那樣是在事后編輯加工。因而在工作過程中必須隨時做好記錄，某些工作中沒有記錄下來的數據材料是無法補救的。如，某年某月某日某領導視察某小區，如果當時沒有進行錄像、錄音，事后就不能再產生一樣的錄音、錄像了。

　　2.物業管理使用的載體材料必須規范和宜長期保存

　　文件制成材料是承受并反映文件內容的物質材料，它由承受文件內容的載體材料和反映文件內容的記錄材料組成。文件的載體材料主要有紙張、照片和音像材料(含光盤)，文件記錄材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水筆、油墨、印臺油、印泥、復寫紙、鉛筆、圓珠筆、感光材料、磁性材料等。

　　物業檔案就制成材料來說，它與物業管理文件材料是相同的。因而要有標準規范的檔案實體，就必須要求物業管理過程中使用標準化的載體材料。如，除對外張貼使用的公告、布告或特定的合同書、協定等外，印制文件或作文字記錄都應按國家公文格式和歸檔規定，選用16開紙(即260ｍｍ×185ｍｍ)或Ａ4紙(即297ｍｍ×210ｍｍ)；錄音、錄像用的錄音帶、錄像帶，計算機使用的磁盤都應符合國家或國際標準。

　　文件材料轉化為檔案進行長期或永久保存，其載體材料要宜于長期或永久保存，即必須選用耐久性能好的紙張和音像材料。

　　3.物業管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術必須科學

　　物業管理文件材料轉化為物業檔案時其所記錄的內容不能修改和刪節。這就是說，文件材料的內容記錄時是什么，歸檔后檔案內容就是什么。保存檔案的目的是提供利用，假如由于記錄材料、記錄手段、記錄技術的不規范造成利用時字跡模糊、錄音質量不佳、錄像畫面不清，便失去了保存檔案的意義。為使保存起來的檔案標準規范便于利用，具體要求是：

　　(1)書寫要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、藍黑墨水或檔案專用筆等耐久性好的記錄材料，不得用或盡量不用普通圓珠筆、鉛筆或復寫紙等不耐久的記錄材料。

　　(2)文件編制要使用國家規定的簡化漢字、專業術語、符號和計量單位；

　　文件編制必須有編制(記錄)時間、地點，有編制人簽字，重要文件要有領導審批，須蓋公章時應及時蓋上公章。

　　(3)在不能避免復寫紙復寫的情況下，要保留書寫版本；有些傳真文件則要進行復印后一起保存，或要求傳真者事后提交原件。

　　二、物業管理文件材料的積累
　　對于物業管理檔案收集能否齊全完整來講，物業管理文件材料的積累與物業管理文件材料的形成同等重要。物業管理過程中形成的文件材料如果不注意積累，造成丟失、散失、損壞或只留下復印件，歸檔時便出現檔案的殘缺，不能到達維護檔案完整、齊全的目的。

　　文件材料的積累工作不是一天兩天能完成并達到效果的，必須長年累月地進行。從文件材料形成的那一刻開始，物業管理人員就應意識到進行文件材料積累工作的重要性。只有從形成時就開始積累的文件材料才能齊全、準確，因為有些材料在事后積累會比較困難，并且不一定準確、真實。

　　(一)文件材料積累的方法

　　文件材料的積累工作一般由物業管理人員自行完成，并進行登記。積累的方法有以下幾種：

　　1.落實責任

　　每個科室(部門)設一名專(兼)職資料員，負責本科室(部門)有關文件材料的積累工作。

　　2.收集齊全，分類存放

　　分類可參照物業公司分類方案進行，為立卷工作做好準備，減少重復勞動。

　　3.簡要登記

　　工作人員登記自己經辦的材料，資料員登記資料的收集、借出情況。

　　(二)文件材料積累要求

　　物業管理文件材料在積累時應注意以下幾點：

　　1.文件材料的積累范圍要符合物業檔案的歸檔范圍。也就是說，每做一項工作都要記錄和形成一定的文件材料，并對照物業檔案歸檔范圍把有保存價值的部分積累起來，待任務結束后再進行整理、歸檔。切忌在工作中把有關無關的材料都隨意堆放在一起。

　　2.在積累過程中，盡可能保留文件正文和原件。在無法保存原件的情況下，應注明復印件出處。

　　3.積累的文件一定要進行登記，供有關人員使用時，要有借用手續，并嚴格執行有關規章制度。

　　三、物業管理文件材料的歸檔
　　(一)歸檔的含義及其重要性

　　物業管理文件的歸檔是指物業管理機構及個人在物業管理過程中形成、積累的有保存價值的文件材料，由業務部門整理立卷，定期交本單位檔案室或檔案機構集中管理的過程。狹義的物業檔案收集工作指的就是物業檔案的歸檔工作。由于歸檔既是文件處理的最后一個環節，又是檔案工作開始的一個環節，是文件處理和檔案工作交接點和結合部，因而歸檔無論對文件管理還是對檔案工作，都有積極重要的意義。

　　1.歸檔使文件材料基本屬性發生變化，進入一個新的發展階段

　　文件材料在形成和使用過程中，是現行的文件材料，具有文件材料的各種基本屬性，而通過歸檔，它們就從現行的文件材料轉化為檔案，發生了基本屬性的變化。就是說，文件和檔案是同一事物的兩個不同發展階段，通過歸檔，使文件材料完成了自己的現實使命，并從此具有檔案的使命和屬性。

　　2.歸檔是貫徹“統一領導，分級管理”原則，豐富檔案信息資源的重要措施

　　“統一領導，分級管理”是我國檔案工作的基本原則。只有通過歸檔，才能達到檔案工作“統一領導，分級管理”的目的。

　　3.歸檔是確保檔案保管單位質量的重要關口

　　由于文件材料在歸檔過程中要經過業務部門、業務人員進行積累、整理、立卷并向檔案室或檔案人員辦理歸檔手續等一系列工作程序，特別是檔案部門要利用這一有利時機對歸檔的文件材料進行全面的檢查驗收，這就能有效地提高檔案材料的質量。實踐證明，在歸檔過程中，有關部門能做好歸檔文件材料的審查，檔案室能嚴格把關，檔案的質量就有保證；反之，檔案的質量就會受到影響。

　　(二)歸檔制度

　　為了做好文件材料的歸檔工作，物業管理機構必須制訂文件材料的歸檔制度。歸檔制度是指導文件材料歸檔的基本依據。歸檔制度的制訂要符合物業管理的實際情況及文件材料的特點；要與物業機構其他有關制度相銜接，并成為整個物業管理制度的有機組成部分。歸檔制度的內容主要包括：

　　1.歸檔范圍

　　確定歸檔范圍的標準要以文件材料是否具有保存價值為依據。凡是物業管理公司在物業管理各項工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料都應劃入歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。

　　(1)黨群工作、行政管理和經營管理類檔案

　　包括黨委、組織人事、工會、團委、行政管理、經營管理等。

　?、偕霞墮C關或業務主管部門的文件材料：

　　1)上級機關或業務主管部門召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；

　　2)上級機關或業務主管部門頒發的屬于本公司主管業務并要執行的文件，以及普發的非本公司主管業務但要貫徹執行的法規性文件；

　　3)代上級機關或業務主管部門草擬并采用的文件的最后草稿和印本；

　　4)上級機關或業務主管部門轉發本公司的文件(包括報紙和刊物轉載)。

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　　1)本公司黨、政、工、青、婦召開工作會議的全套會議文件材料；

　　2)本公司黨委、行政領導會議的文件材料，本公司召開的工作會議、專題會議材料；

　　3)本公司頒發的(包括轉發及與其他公司聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿；

　　4)本公司的請示與上級機關或業務主管部門的批復文件，下級機關的請示與本公司的批復文件；

　　5)本公司及內部職能部門、管理處活動形成的工作計劃、總結、報告；

　　6)反映本公司業務活動和科學技術管理的文件材料；

　　7)本公司檢查下級單位(小區、大廈、酒店、經營公司)工作、調查研究形成的重要文件材料；

　　8)本公司形成或本公司匯總的統計報表和統計分析資料；

　　9)本公司黨委、團委、工會及其他職能部門、管理處在工作活動形成的重要文件材料；

　　10)內容重要的群眾來信、來訪材料及處理分析材料；

　　11)本公司領導公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄等文件材料；

　　12)本公司各部門、管理處成立、合并、撤銷、更名、啟用印信以及組織簡則、人員編制等文件材料；

　　13)本公司制定的工作條例、章程、制定等文件材料；

　　14)本公司的歷史沿革、榮譽獎勵證書等文件材料；

　　15)本公司(包括上報和下批)干部任免、調配、培訓、專業技術職稱評聘、黨團員名冊、職工名冊、職工錄用、轉正、定級、調資、離退休(職)、復員、轉業、撫恤及干部獎懲等文件材料；

　　16)本公司辦理的黨團員關系、職工轉移工資等文件材料；

　　17)本公司編印的簡報及編輯出版物的定稿、樣本；

　　18)本公司與國內其他單位或國外簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

　　19)本公司在外事活動中形成的重要文件材料；

　　20)各種普查工作中形成的材料。

　?、弁墮C關(單位)和非隸屬機關(單位)的文件材料：

　　1)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司主管業務但要執行的法規性文件；

　　2)有關業務機關對本公司工作檢查形成的重要文件；

　　3)同級機關(單位)和非隸屬機關(單位)與本公司聯系工作的重要來往文件。

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　　1)下級單位報送的重要工作計劃、報告、總結、統計報表等文件材料；

　　2)下級單位報送的重要科技文件材料；

　　3)下級單位報送的法規性備案文件材料。

　　(2)基建檔案

　　包括新建物業接管、原有物業接管、物業管理中改建、擴建、大修、公共范圍內的維修形成的文件及圖紙。

　?、倩窘ㄔO前期工作文件，包括可行性研究文件、計劃任務書、選址和設計原始資料、基本建設計劃、申請報告及批復等；

　?、诨窘ㄔO工程設計文件，包括設計依據文件、初步設計文件、技術設計文件、施工圖設計文件等；

　?、刍窘ㄔO工程施工文件，包括施工準備文件、施工文件、驗收總結文件等；

　?、芑窘ㄔO竣工文件，包括竣工圖、工程決算、竣工驗收報告等；

　?、莼窘ㄔO工程使用、維護、改建、擴建形成的文件。

　　(3)設備檔案

　　本公司作為固定資產的機器設備和儀表儀器等方面的檔案材料。

　?、僭O備購置文件材料(設備技術經濟計算材料、有關購置的談判文件及定購協議或合同書等)；

　?、陔S機文件材料(設備圖冊和說明書、合格證、裝箱單、配件目錄、安裝規程等)；

　?、墼O備安裝、使用以后形成的文件材料(設備安裝記錄、試車驗收記錄和總結報告、設備運行記錄、設備保養維修記錄等)。

　　(4)會計檔案

　　包括財務報告、會計賬簿、會計憑證、工資單及其他。

　　(5)人員檔案

　　主要為已故人員檔案(離退休、除名、出國或赴港、澳、臺定居人員檔案視不同情況歸檔或暫由人事部門報管)。

　　(6)科教檔案

　　包括科研項目及成果、培訓教育管理等的文件材料。

　　(7)物業管理專門檔案

　　包括物業清冊、物業維修、物業租賃、住戶(業主)等文件材料。

　?、傥飿I清冊，包括房屋的棟數、戶數、面積、結構、完損情況、產權歸屬、使用性質等文件材料；

　?、谖飿I維修材料，包括單元范圍內的維修申請審批表、工程預決算表、用料單、施工圖、驗收證明材料，公共范圍內的維修、大修材料歸入基本建設檔案內；

　?、畚飿I租賃材料，包括租賃審批表、租賃合約、計租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產權證明材料；

　?、軜I主、住戶資料，包括戶主類型(業主或租戶)、姓名、年齡、職業、工資狀況、家庭人口數量及結構、聯系電話、入住通知。

　　(8)聲像檔案：

　?、俜从潮竟靖琶驳穆曄癫牧?；

　?、跉v屆主要領導人的照片；

　?、凵霞墮C關來本公司視察、檢查工作形成的聲像材料；

　?、鼙竟菊匍_各類重要會議形成的主要聲像材料；

　?、莘从潮竟局饕毮芑顒雍凸ぷ鞒晒穆曄癫牧?；

　?、薇竟绢I導、專家、學者參加重大公務或學術活動形成的聲像材料；

　?、弑竟窘M織或參加重要外事活動形成的聲像材料；

　?、啾竟景踩Ｐl方面的聲像材料

　?、岜竟酒渌匾顒?、重要事件或重大事故形成的聲像材料；

　?、獗竟精@各級獎勵的獎狀、獎旗、證書等的聲像材料；

　　11與其他載體檔案有密切聯系的聲像材料。

　　(9)榮譽檔案：

　　包括本公司及全體員工所獲各級獎勵的獎旗、獎狀、獎牌、獎品、證書、外單位贈品、領導題詞、條幅、字畫、印章等有紀念、觀賞價值的物品。

　　不予歸檔的文件材料包括：

　?、僦胤菸募?；

　?、跊]有查考價值的信封和通知卡；

　?、叟c物業管理各項業務無關的群眾來信；

　?、軣o保存價值介紹信、便條、錄音帶、錄像帶。

　　2.歸檔時間

　　歸檔時間是指業務部門將立卷完畢的檔案向檔案部門移交的時間。

　　各項工作完成后，對所形成的文件材料應及時進行整理、立卷并歸檔。對于一些馬上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理歸檔，如住戶資料、物業技術方面的資料、房屋的常規資料。這樣才便于管理人員熟悉房屋的棟數、戶數、面積、結構、完損情況、產權歸屬、使用性質、設備安裝、管道埋設情況以及業主和住戶的家庭情況。其他行政管理檔案、黨群檔案、會計檔案、審計檔案、經營管理檔案等等可根據工作情況一年歸檔一次，一般在次年上半年完成。

　　3.歸檔要求

　　(1)收集齊全，經過分類、立卷，并正確劃分保管期限。案卷質量符合規范要求，卷內文件材料線條、字跡清楚、紙質優良。檔案部門在歸檔時應嚴格把握部門立卷原則，對案卷質量進行檢查，不合格的退回檔案形成部門重新整理；

　　(2)經過必要的技術加工，正確擬制案卷標題，填寫案卷封面、卷內文件目錄、備考表。有條件的單位可采用計算機打印。

　　(3)編制案卷目錄或移交清單一式數份，以供歸檔時雙方核準后簽名使用。案卷目錄最少應包括案卷號、案卷標題。

　　4.歸檔手續

　　建立和履行歸檔手續，有利于明確責任和義務，保證歸檔案卷的質量。

　　(1)編制歸檔材料案卷目錄或移交清冊，一式兩份或三份，移交時按目錄或移交清冊清點，交接雙方簽字，各留一份(檔案室可留兩份)，以便查考。

　　(2)歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料交待清楚。

　　四、物業檔案的更改
　　物業檔案的更改是指按照一定的原則、制度與要求，用特定的方法改變物業檔案某些內容的一項工作。

　　物業檔案的更改是物業檔案管理機構檔案管理工作的一項重要內容。為了維護物業檔案的準確性，保證物業檔案同它所反映的物業管理活動的現實情況相一致，必須根據現實情況的變化，及時對有關的物業檔案進行相應的修改和補充。這項工作也稱為物業檔案的動態管理工作。如某住戶在填寫入住表格時將自己身份證號碼寫錯了，事后發現，提出更改身份證號碼的要求，檔案室根據有關規定實施了更改，保證了檔案的準確性。

　　物業檔案的更改是一項嚴肅的工作，必須嚴格遵守更改制度的有關規定，嚴格按照更改程序和更改方法進行。

　　(一)更改權

　　文件材料歸檔后轉化為檔案不能隨便進行更改。如需更改，應指定專人負責。

　　(二)更改程序

　　1.提出更改理由。如發現檔案記錄的數據與現實情況不相符或有新的數據需要補充，應由當事人提出書面理由。

　　2.有關負責人審查。當事人提出更改理由后，有關負責人應進行核實。

　　3.作出更改決定，并寫明更改內容。

　　4.填寫更改表，交由檔案室實施更改。更改必須同時更改檔案實體和已從檔案實體中提取出來的檔案信息，更改完成后，應進行檢查并將更改表附在所更改的案卷內。

　　(三)更改方法

　　1.劃改。即對要更改的內容用45°的斜線輕輕一劃，然后在旁邊寫上正確內容。如：

　　2.刮改。即將要更改的內容用刀片輕輕刮掉，然后填上正確內容。

　　3.更換。即用正確的文件替換有錯誤的文件。這種情況要在卷內備考表上說明。

　　更改之后，要蓋上業務校對章，更改人簽名，注明更改日期。