信息監控法

    信息技術控制法是利用現代計算機網絡技術對管理質量要素進行控制的一種方法?，F代信息技術是20世紀最偉大的科學成果之一，它對生產力發展起了巨大的推動作用。信息技術進入管理領域是最近20年管理革命的最重大成果。智能化樓宇的誕生使管理發生了翻天覆地的變化，人們可以在控制室里清楚地看到各種設備的運行情況，照明、溫度、新風、電梯等都可以根據情況的變化進行自動調節。人們可以在一個地方方便地掌握其他地方發生的變化，各種會議、報告、請示、批復都可以在網上進行。它已經并且正在繼續促進管理手段的進步和變革，21世紀是信息時代為標志的世紀，也是在管理領域實行信息革命的世紀。


    我國物業管理引進信息技術是20世紀90年代以后開始的，各專業電腦公司都在進行這方面的開發研究。但是由于軟件開發人員大多不懂管理，所以不少軟件缺乏可操作性。有的軟件公司與物業管理企業合作開發，取得了一些進步。但是由于各地物業管理情況的不同，使一個地方開發的軟件，到另一個地方就不適用了。目前這一個方面的開發仍在進行。


    一個優秀的物業管理軟件，應該具有以下功能：


    (1)軟件的使用功能必須涵蓋物業管理各項主要工作：建筑物維護、設施設備管理、保安管理、停車場管理、消防管理、綠化管理、清潔管理、財務管理、文檔管理、人事管理、勞動工資等等方面，不能缺少。


    (2)軟件對一些重要的數據和信息必須具有自動搜索、自動計算、自動統計功能，并能夠實現對重要數據的表格化，圖形化顯示。


    (3)軟件具有對重要管理信息的提示、警示功能。如：管理費收繳、業主滿意率、設備計劃維護保養等方面出現不正常情況時，電腦可以出現警示標記，提醒管理人員解決這方面問題。


    (4)軟件具有連機和連網功能，在一個管理處內，不同位置的幾臺電腦可以實現互連及信息交換；在公司所有的管理處和公司總部之間，應當通過專用通道或城市網絡實現信息交換和共享。


    (5)軟件應該具有良好的穩定性、保密性和抗病毒性，可以實施分級管理，具有數據備份或自動恢復的功能。


    (6)軟件操作方便．簡明易懂，能夠讓具有一般電腦操作水平的人經過短暫時間的學習就可以駕御。


    信息技術是一場革命，運用信息技術進行物業管理也是一場革命。許多傳統的手工記錄的方式將變成電腦記錄。不少人可能并不適應，感到增加了麻煩。這就要教育，要改變習慣，改變工作方式。經過時間的延續，當這種方式變成習慣時，它的優越性就體現出來了：


    (1)應用電腦技術，可以儲存大量信息，需要時可以很方便地查找有關資料和信息，原來經常發生的丟失資料的情況可以不再發生了。當管理需要時可以很方便地調用，及時地展現在面前。


    (2)運用電腦技術，可以非常迅速、準確地進行數據計算，不僅節省了大量時間和精力，而且保證了數據的準確可靠。并且可以進行跨時間、跨單位的數據比較和分析，對于領導決策非常重要。


    (3)對重要信息的提示、警示功能可以使我們及時采取措施，避免貽誤時間，造成更大的后果?？梢员苊馊藶橛洃涍z忘產生的問題，對保證管理質量具有重大作用。


    (4)信息技術的遠程數據交換功能可以使經理人在一個地方掌握全公司的情況，可以通過信息交換發布指令，可以減少會議，節省時間，有利于把更多的精力放在公司建設管理上。