徐作成/《中國物業管理》/2009年第十期
物業計費管理是物業服務企業營運中核心的工作內容之一，如何通過信息化技術更好地服務廣大客戶、提升工作效率、降低管理成本、堵塞計費和收費漏洞、實現物業管理決策科學化、促進經濟效益提高，成為物業服務企業的高層決策人員必須思考的問題。下面通過物業傳統計費方式與實施新型物業計費軟件系統的對比分析對上述觀點予以闡述。
物業傳統計費方式與新型物業計費軟件系統
物業服務企業傳統計費的方式主要有：手工賬簿式、電子表格式、單一物業管理處軟件計費方式等幾種?！ ?/span>
新型物業計費軟件系統是指隨著軟件開發技術的進步，基于互聯網的支持，適用于總公司、區域公司和管理處三級組織架構（或更多）進行全面集中計費管理的一種計費系統，它具有如下技術特點：
集中管理、分權運作。以組織架構為主線，支持總公司、區域公司和管理處多級組織架構，通過組織架構將各種物業資料、客戶資料與各種計費數據組織于一起?？偣究梢噪S時訪問各區域公司管理處的所有數據，而各管理處工作人員只能在有限的權限范圍內操作所屬管理處的數據，實現“集中管理、分權運作”的模式?！ ?/span>
數據具有實時性和準確性。系統使用互聯網接入方式，總公司只需一個服務器，將所有數據集中在一個數據庫中，打破了傳統的部門獨立和地域分散的限制，能夠實現數據共享，保證數據的實時性和準確性?！ ?/span>
提供全面的決策支持。由于所有數據以組織架構為主線集中存儲在一個數據庫中，因此能夠根據多個不同維度來對數據進行統計分析，實現總公司對各下屬機構業務進行有效監控。
實施新型物業軟件計費系統的幾個關鍵步驟
?。ㄒ唬┯布脚_的建立與管理架構的設置?！ ?/span>
很簡單，總公司配置一臺服務器，區域公司、管理處及管理人員只需配置電腦加一條網線就能建立起這個信息網絡的硬件平臺，建立起全公司的計費管理中心?！ ?/span>
人員方面，總公司在財務部（或成立獨立的計費中心）設置一至兩位專職收費管理的財務人員，在財務負責人的領導下，負責計費管理的全面工作，并對總經理負責。各區域公司根據項目情況設置一位專職收費管理的財務人員（項目不多的可指定），對管轄的各個項目的收費員進行管理，區域收費管理員業務接受總公司計費管理人員的指導和監督，對分公司經理和總公司財務部負責。各管理處設置一個收費員，形成三級財務人員專職控制的垂直管理系統?！ ?/span>
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網絡建立后，初始數據的錄入至關重要，首先必須對諸如小區面積、配套設施、開發單位，建設單位，竣工日期等小區基本情況盡可能詳細地記錄?！ ?/span>
其次就是要按最基本單位建立業主或用戶的房屋資源及業主信息等資料盡可能詳細的錄入?！ ?/span>
?。ㄈ┲攸c數據的核查?！ ?/span>
初始數據錄入后，怎樣確保數據的準確，是計費工作的關鍵，這就需要公司層面組織財務人員、品質管理人員和項目單位的人員共同參與對基礎數據重點復查，特別是對商業氛圍較濃，房屋功能改變等項目更要地毯式的對計費面積、計費單價等內容組織核查?！ ?/span>
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基礎數據一經核準，合理授權是以后數據準確的保證，因此對各個項目的收費人員，其修改單價、面積刪除等權限都要予以限定，權限收到計費中心，授權給分管計費工作的專人負責?！ ?/span>
?。ㄎ澹└黜椆ぷ鞯囊幏哆\作和流程設計?！ ?/span>
規范運作和流程設計是計費系統運行效果好壞的關鍵，因此這就要求我們計費系統管理者要有清醒的認識，適時的根據我們的具體情況進行動態調整，要循序漸進，每一個環節，都要設置工作流程和規范?！ ?/span>
在項目設置時，有計劃的將物業服務企業的所有收費按其特性進行分類，如把所有收入劃分為三大塊，即常規項目、臨時項目和零星項目。常規項目歸集物業管理的主要收入，且能夠與業主（用戶）的基礎資料鏈接，如物業管理費、車位管理費、電梯使用費等；臨時項目主要是歸集那些除常規項目外，收費相對固定且與業主(用戶)的基礎資料能夠鏈接的，而且要做收退管理的，如各種押金、ID、IC卡工本費等；零星項目主要是歸集一些零星的收入且和業主（用戶）基礎資料沒有直接關聯的一些收入，如零星的ID、IC卡收入、零星的出入證工本費、零星水費、零星電費等。
實施新型物業計費軟件系統的優越性
?。ㄒ唬┮幏妒虑坝嬞M、事中收費、事后反饋，能夠提升企業對外經營形象，促進費用收繳率的提高?！ ?/span>
長期以來物業服務公司是“亂收費”的代名詞，建立新型物業計費軟件系統后，按照協議與合同或明碼標價公示后，通過計費系統打印出格式統一的收費通知單、格式統一的收款收據，與計費系統準確時效地反映每位客戶各類費用任何時期的應收、實收、預收情況，不會因為數據有誤（如重收、少收、多收、漏收、計算錯誤）導致客戶的誤解或其它繳費糾紛而借口不繳納或長期拖欠費用事件的發生，從而促進費用收繳率的提高?！ ?/span>
?。ǘ┩ㄟ^建立計費軟件系統的契機，全面清查核對初始數據，可以有效堵塞管理漏洞，杜絕計費盲點，增加物業營運收入?！ ?/span>
筆者部署建立計費系統初始數據時，組織財務和品質人員對一個管理處的初始數據進行現場核實，結果沒有按實際功能收費的面積有32,910平方米，少收管理費10多萬元，在這個小區還查出三百多戶業主8,873平方米的面積，多年來未繳過物業費，這個處一年就損失物業營運收入20多萬元?！ ?/span>
?。ㄈ┓奖阃＼噲鍪召M管理，增加停車場管理收入?！ ?/span>
基層管理處總會用大量的停車位費“送人情”，不是隨意免除幾個月的費用，就是降價收取，歸根到底是損害集體利益。建立計費軟件系統后，可以把固定車位費如同物業費一樣，作為業主的一項固定債務，在計費軟件系統中按月生成應收款，按月收取，方便財務隨時查閱某業主的此項費用是否收取，也能通過系統的報表分析出某管理處的車位費收繳率是否正常。從源頭上防范停車費的流失，也就增加了停車營運的經濟效益?！ ?/span>
?。ㄋ模└咚僦庇^方便有效的數據信息平臺，有利于決策層進行業務分析考核、防范經營風險?！ ?/span>
擁有幾十個管理處的大型物業服務公司，要統計所有管理處全年各類費用的年收繳率，或者是全公司各類費用的平均收繳率，統計出來了，準確性更值得考究?！ ?/span>
內地區域公司代收代付水電費風險非常大，有的項目幾年下來虧損幾十萬元之多，有了這個信息平臺，只要總公司專職收費管理的財務人員跟蹤考核，及時掌握情況，采取相關措施，就很難有這類事情發生。企業財富積累的過程從根本上講，是一個戰略決策與風險控制的過程，把各類經營風險控制在萌芽狀態，也就間接地增加了企業財富的積累?！ ?/span>
?。ㄎ澹├酶咚傩畔⑵脚_，加上合理的流程設計與強制性的規范運作，完全能夠遏制管理人員利用工作之便貪污公款、挪用公款、攜款逃匿的事件發生，減少物業營運中的意外損失?！ ?/span>
建立這個高速信息平臺后，首先管理處收費員來財務結款時，通過計費系統對常規收費項目打印《日收費匯總表》這是總括情況，同時要求打印《分棟收費日結表》這是本體基金，財務要按棟進行結算；臨時項目打印《臨時收款分戶分項明細表》；零星項目打印《零星收款分項明細表》，每一表格后附上所開具的發票、收據和銀行繳款單，公司財務分管收入的會計和出納員復核金額無誤款項入庫后在系統中審核確認，經出納審核的依據不能更改。這樣任何一筆收費，財務人員能夠實時在計費系統中查到，計費系統數據和公司財務系統數據就能保持一致?！ ?/span>
其次通過限定收費員的收費存入銀行和與財務的交賬頻次，保險柜保留金額的限定，發票、機打收據開具保管、領用核銷。三是財務部門組織定期和不定期的檢查，于管理處實地盤查，嚴格操作流程的執行力度?！ ?/span>
?。┯欣诮档凸芾沓杀?，提高工作效率?！ ?/span>
物業服務企業的財務管理非常繁瑣，各式各樣的表格、統計，不但要做到賬目清晰，更要確保萬無一失。建立這個軟件系統后，可以大大簡化統計、制表、核查、分析等財務工作，公司總部可以隨時了解各個區域公司及各管理處的經營情況，降低了管理成本，提高了工作效率?！ ?/span>
例如，我們原來每月每個管理處都必須跑銀行辦理托收手續，有的甚至要跑兩、三家銀行，對業主托收也要指定開戶銀行，現在我們統一由財務計費員一個人，在網上托收深圳市內所有銀行賬戶的款項，托收費用也從一元一筆下降到一毛一筆，大大降低了管理成本?！ ?/span>
企業戰略決策層怎樣才能做到“先知先覺”，建立信息化平臺是制高點，畢竟人類的“勤”是有限的，而且物業服務企業是人力資源密集行業，近年日益上漲的人力成本使這個行業瀕臨“盈虧臨界點”的邊緣，對其生存發展提出了嚴重的挑戰課題。能夠使決策層“運籌帷幄之中，決勝于千里之外”恰好是建立新型物業計費軟件系統規范管理助推經濟效益提高的最好體現。
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2009/12/24 11:24:00