從訴訟角度談物業公司管理制度的健全

許激揚/法律教育網/20081208

　　物業管理在國外已不是新鮮事物，在我國卻起步較晚。由于社會和市場對物業管理的急需，諸多物業管理公司紛紛設立。作為新興發展起來的公司，物業公司的起點相對也較高，不僅大部分公司都采取了現代化的管理模式，一些大型的物業公司，更是通過了嚴格的質量體系認證，建立了一套標準化管理規章制度。但是另一方面，我們也不難看到，隨著有關物業管理方面的民事訴訟的增多，暴露出了一些新的問題，如：管理規章制度在法律方面存在一定的欠缺。本文將從民事訴訟的角度出發，同時結合部分管理費糾紛案例分析，對此問題進行一個初步的探討。

　　一、建立完善的業主檔案資料

　　業主資料的重要性，對物業公司來說是不言而喻的，但是在實際工作中，特別是在前期物業管理工作中，大部分物業公司的業主資料直接來源于房地產開發商，因此很不完善。從法律意義上來講，如何健全業檔案資料呢？筆者認為，著重要注意如下幾項資料的核實和登記：

　　1、業主為自然人的，注意其業主及家庭各成員身份證件資料、工作單位資料的核實和登記。從開發商手中接管相應資料的，一定要注意業主相關資料的完整性，如果內容不完整的，應在接管之際及時要求開發商配合，將資料補充完整。

　　2、業主為公司法人的，注意公司營業執照各項登記內容、公司財務帳號及法人身份證件資料的核實和登記。

　　3、業主將住房出租的，在注意業主資料登記的同時，還要注意租住人身份證件及工作單位資料或者是公司營業執照、財務帳號及公司法人身份資料的核實和登記。

　　以上各項證件資料，注意盡量要核實，并應盡量取得原始件的復印件。從服務的角度出發，這些資料的取得，不僅對物業公司全面的了解業主，以便為業主提供人性化的服務，提升物業公司的管理水平和服務質量有著重要意義，同時站在法律角度來說，還有著特殊的意義。

　　如：某物業公司接手了某小區的前期物業管理，在業主委員會選聘了新的物業管理公司后，對該小區部分購買了住房但一直沒有入住、也沒有交納物業管理費的業主，依法向人民法院提出起訴。人民法院要求該公司補充業主除住址外的詳細資料。由于接手該物業時，開發商只向該物業公司提供了簡單的業主姓名及房間號資料，而物業公司在管理過程中對此沒有引起足夠的注意，后來在履行合同過程中又與開發商引發一系列糾紛，開發商對物業公司的訴訟根本不予以配合，導致該物業公司不能提供相應資料，因此人民法院駁回了該公司的起訴。

　　二、規范前期物業管理合同

　　1、簽訂前期物業管理合同時，注意要對物業管理費開始收取時間作明確約定。

　　《物業管理條例》頒布實施后，為了規范物業管理行業，國家建設部發布了前期物業管理合同和物業管理合同的格式范本，有不少物業公司簽訂合同時直接選用了格式合同，筆者以為，各個物業的具體情況并不相同，合同還是應該根據實際情況對范本的部分條款進行補充完善。例如，在簽訂前期物業管理合同時，就應特別注意對物業管理費開始收取的時間作一個明確的約定。特別是物業管理費由開發商承擔轉到由業主承擔，這個時間的劃分應該有明確的約定。在實際中，這個時間往往是由開發商單方面下發一個入伙通知書給物業公司，物業公司以此為依據開始收取物業管理費，這在現實中引發了諸多糾紛。筆者以為，從法律角度出發，對這個時間的劃分，應有三方簽字的書面認可手續，在入伙通知書中既要有開發商簽字和蓋章，同時也要有業主的簽字認可，及辦理入伙手續的物業公司的簽字蓋章，這樣就是一個較好的方式。

　　如：在某物業公司提起訴訟，要求某業主交納欠交的物業管理費時，該業主認為自己并未辦理入伙手續，作為證據的入伙通知書只是開發商與物業公司的約定。由于是前期物業管理，該業主也沒有與物業公司簽訂直接的物業管理服務協議，物業公司不能提供其他證據證明業主與物業公司之間管理關系的成立，因此物業公司的訴訟請求最終沒有得到法院的支持。

　　2、前期物業管理結束，業主委員會選聘了新的物業管理公司的，注意交接工作中法律手續的連續性完整性。

　　在實際中，不少物業公司撤出小區的物業管理時，都有一個時間過程，短則一二個月，長則半年不等，在這個期間，物業公司實際上仍在履行服務合同，但是往往與開發商，特別是業主委員會之間，只有一個口頭協議，或者雖然有一個書面協議，但是在超過了協議的約定時間后就不再根據實際情況進行補充。筆者認為，在完成前期物業管理后，最終撤出管理的小區時，物業公司一定要和業主委員會對此時間有一個明確的書面約定。

　　如：某物業公司撤出某小區的物業管理，與業主委員會的最初協議約定時間是在2004年1月，但是由于業主委員會選聘新物業公司工作的延遲，正式退出小區是在6月以后，在該物業公司提起訴訟，要求某業主交納物業管理費，法院要求該物業公司提供在2004年1月后的證據，該物業公司提供了補充協議及撤管公告，補充協議是2004年3月簽訂，約定撤出時間為2004年5月，撤管公告是2004年6月物業公司正式撤管時貼出的，法院對補充協議予以采信，而對物業公司單方面貼出的撤管公告不予采信。最終法院支持了該物業公司收取至2004年5月的物業管理費。

　　三、在實際管理工作中，注意采用相關法律形式

　　在實際管理工作中，特別是在辦理一些手續的過程中，物業公司同樣應該注意采取一些法律形式，例如：

　　1、在前期物業管理工作中，業主來物業公司拿鑰匙看房，筆者建議物業公司采取由業主簽字的書面登記手續。在業主的租住人來看房時，筆者建議由看房人提供由業主簽字的相關書面許可證明后，方可進行，以避免一些糾紛的產生。

　　2、在催繳物業管理費過程中，注意采取書面的催繳形式，如發出催繳通知書等等。

　　3、注意做好相關值班記錄及值班資料的保存，如空調運行的維修登記，貨物出行的登記，來客來訪的登記，業主領取郵件報刊的登記等等。

　　總之，完善管理制度，提高物業管理服務水平，對物業公司來說，是一個逐漸的過程。筆者參與了數十起物業管理費糾紛訴訟，更感覺到，訴訟是一種解決糾紛，維護物業公司合法利益的有效的方式。因為法院審理此類案件大多是采取簡易程序，審理時間短，只要物業公司有充分的法律依據，一般說來物業公司都能勝訴，所以，從法律的角度來不斷完善管理制度，不僅是一項物業公司長期而重要的工作，也是物業公司法律顧問的一項重要工作內容。