天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見

津國土房物〔2006〕1301號 

關于印發《天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見》的通知

各區縣房地產管理局、檔案局，各物業管理企業：

　　為規范我市物業管理企業檔案管理工作，提升物業管理行業基礎建設的整體水平，現將《天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見》，印發給你們，望遵照執行。

二〇〇六年十二月二十八日

天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見

　　為規范我市物業管理企業檔案管理工作，提升物業管理行業基礎建設的整體水平，根據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、《天津市檔案管理條例》和《天津市物業管理條例》的規定，現對我市物業管理企業檔案管理工作提出如下指導意見：

　　一、適用范圍

　　本市行政區域內從事物業管理服務活動的所有物業管理企業。

　　二、檔案管理原則

　　物業管理企業檔案管理工作應當堅持“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的原則。

　　三、檔案管理內容

　　根據我市物業管理企業的管理模式和實際情況，檔案管理的歸檔內容劃分為11個一級類目、67個二級類目（具體目錄詳見附件1），主要歸檔范圍包括：

　?。ㄒ唬h群管理工作形成的文件材料。如：黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料;黨組織建設、黨員管理和紀檢監察工作文件材料等。

　?。ǘ┬姓芾砉ぷ餍纬傻奈募牧?。如：企業籌備期可行性研究、申請、批準文件材料;企業章程、證照，企業領導（包括董事會、股東會、監事會和經理層）和內部機構構成、變更文件材料等。

　?。ㄈ┙洜I管理工作形成的文件材料。如：企業改革、經營戰略決策文件材料;計劃與統計工作文件材料；企業發展規劃、各項發展計劃文件材料；責任制管理文件材料等。

　?。ㄋ模┪飿I管理工作形成的文件材料。如：各物業項目招投標文件材料；各物業項目驗收文件材料;各專項業務管理有關文件材料等。

　?。ㄎ澹┗窘ㄔO工作形成的文件材料。如：可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設單位項目管理工作文件材料;基建項目的設計文件材料等。

　?。┰O備儀器管理形成的文件材料。如：購置設備、儀器的立項審批，購置合同;設備、儀器的開箱驗收或接收文件材料等。

　?。ㄆ撸嫏n案。如：會計憑證（原始、記賬、匯總）；會計賬簿；年度財務報告（決算）（包括文字分析）等。

　?。ò耍┞毠€人檔案。

　?。ň牛┨厥廨d體檔案。如：聲像類；實物類等。

　?。ㄊ┪飿I項目形成的文件材料。如：小區規劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結構、設備的竣工圖（安裝圖）、綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等基礎管理文件材料；房屋管理與維修養護等文件材料；共用設施設備管理等文件材料。

　?。ㄊ唬┢渌鼞獨w檔的文件材料。

　　四、檔案工作標準

　?。ㄒ唬┢髽I檔案管理部門、專（兼）職檔案管理人員職責明確，并能夠認真行使檔案的管理、指導和監督職責。

　?。ǘ┪募牧蠚w檔及時，歸檔范圍準確，保管期限符合要求。

　?。ㄈ┲贫ㄆ髽I檔案分類方案，檔案實體檔號標識與分類方案一致。

　?。ㄋ模┌妇碚硪幏?，質量符合國家及檔案行業標準要求，并編制檢索工具。

　?。ㄎ澹n案卷（盒）外觀符合國家標準要求，尺寸、顏色、式樣統一。
　　
　?。└鶕髽I檔案管理需要設置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。

　?。ㄆ撸n案保管條件達到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護設備設施，紙質檔案要采用無酸卷盒存放。檔案無霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現象。

　?。ò耍┱掌?、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨存放。

　?。ň牛n案上架排序符合國家和檔案行業標準要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。

　?。ㄊ┙n案借閱、利用登記制度，借閱手續齊全；利用涉密檔案時審批手續嚴謹；檔案的查準率、查全率達到100％。

　?。ㄊ唬λ９艿臋n案應定期進行清點，建立統計登記臺帳，做到賬物相符。
　　　　　　　　　　　　　　　　
　?。ㄊn案文件材料移交手續完備，責任明確。

　?。ㄊ┢髽I建立檔案鑒定工作小組，按照檔案鑒定程序及時對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對應銷毀的檔案編制銷毀清冊，履行銷毀審批手續。
　　
　?。ㄊ模┻m時編制企業全宗介紹、組織沿革和大事記等檔案編研材料。

　　五、檔案管理要求

　?。ㄒ唬┮薪∪晟频臋n案管理制度。要依據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、《天津市檔案管理條例》和《天津市物業管理條例》的規定，結合企業實際，建立健全企業的檔案管理規定、各類文件材料的歸檔制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度和檔案人員崗位責任制。實現檔案管理的規范化、制度化，切實保證檔案資料收集齊全、真實準確、安全保管和方便利用。

　?。ǘ┮x擇符合企業自身實際的管理模式。物業管理企業的檔案管理大致可分為三種模式：一是集中統一管理模式。由企業建立綜合檔案室，將企業檔案（項目檔案）集中統一保管；二是相對集中管理模式。企業內部的日常管理文件材料由企業本部集中保管，所轄物業項目檔案資料在項目中保管。三是委托代管。在企業不具備檔案資料的管理條件和能力情況下，可以委托具備檔案管理資質的中介服務機構承擔保管責任，并簽訂委托保管協議。

　　各物業管理企業可以從以上三種模式中任選一種符合自身實際的檔案管理模式，并將其列為一項常項工作進行考核。

　?。ㄈ┮∪晟茩n案管理網絡，明確責任分工。企業要建立由企業負責人、責任部門和專(兼)職檔案管理人員組成的三級檔案管理網絡。分管檔案工作的部門，要做好企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，并指導、監督本企業各部門及物業項目做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；對實行相對集中管理模式的企業，各職能部門（包括臨時機構）和物業項目也要指定專人負責文件材料的歸檔工作。專（兼）職檔案管理人員應當具備檔案管理專業知識，并按規定參加業務培訓；嚴格遵守職業道德和保密規則。

　?。ㄋ模n案整理要及時、規范，方便檢索。要參考《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》（附件1），結合自身實際，確定企業文件材料的具體歸檔范圍、內容。對已經做ISO9000認證的企業，可在原有基礎上參照此歸檔范圍、內容進行添加。

　　文件材料辦理完畢后按照要求及時歸檔，依據標準進行規范整理，并編制檢索工具，方便利用。有條件的企業要使用計算機管理檔案，進一步提高檔案管理水平。

　　物業管理企業在對物業項目檔案管理中，要在妥善保管基礎資料和接管驗收文件的同時，承擔起對檔案的補充、整理和保管義務。

　?。ㄎ澹┮咨铺幚砗冒踩９芘c開發利用的關系。要不斷改善檔案保管存放條件，最大限度地延長各種載體檔案的壽命，確保檔案安全。對物業項目的檔案資料保管要高度重視，嚴格借閱、歸還手續，保證檔案資料完整。要充分開發利用檔案資源，為企業管理、項目維修養護和商品住宅基金繳存及其使用等服務，在維護企業和業主權益等方面發揮作用。

　　在利用檔案過程中，要對企業核心技術檔案、知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的開發利用進行嚴格審查，妥善處理好利用與保密的關系。

　?。┮幏稒n案資料的交接程序。企業內部文件材料移交要建立移交清冊，由所在的部門或項目負責人簽字核準后向企業檔案管理部門進行移交。

　　對于新建住宅物業管理項目，物業管理企業與開發建設單位之間的資料交接要按照國務院《物業管理條例》、《天津市物業管理條例》和《關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見》（津國土房物〔2005〕102號）的規定要求落實，做到接管文件材料完整，移交手續齊全，責任明確。

　　物業管理企業退出項目時要按照國務院《物業管理條例》、《天津市物業管理條例》和《天津市物業管理企業退出項目管理暫行辦法》的規定要求，將檔案資料整理完畢后制作移交目錄，在規定時間內認真做好交接工作。

　　附件：1.《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）
　　　　　2.天津市物業管理企業檔案整理要求
　　　　　3.天津市物業管理企業檔案管理制度（參考）