深檔字〔2003〕150號
為加強物業管理區域檔案的規范化管理，保障其有效利用，根據國家和深圳市有關檔案管理和物業管理的法律法規，結合我市實際，我們制定了《深圳市物業管理區域檔案管理規范》，現予印發，請參照執行。
深圳市檔案局 深圳市住宅局
（2003年10月30日）
深圳市物業管理區域檔案管理規范
第一條 為加強我市物業管理區域檔案的規范化管理，保障其有效利用，根據國家和深圳市有關檔案管理和物業管理的法律、法規，結合我市實際，制定本規范。
第二條 本規范所稱物業管理區域檔案是指在住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理過程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式的歷史記錄。
第三條 物業管理區域檔案由物業管理單位依照本規范收集、管理。
市檔案行政管理部門和市物業管理主管部門負責對全市物業管理區域檔案工作進行業務指導，并依法實行監督檢查。
第四條 物業管理單位應當明確專人負責物業管理區域檔案的收集、整理、保管和提供利用。
檔案管理人員應當具備檔案專業知識。
第五條 物業管理單位應于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。
第六條 物業管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，并認真組織實施。
第七條 物業管理單位應當把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程序。
物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。
第八條 歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。
第九條 歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。
第十條 對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。
會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。
第十一條 物業管理區域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。
第十二條 物業管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構開展檔案整理、鑒定評估、業務咨詢、軟件開發、數字化加工等業務。
檔案中介機構應當對委托人檔案內容保密，未經委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。
第十三條 在物業管理區域檔案中，業主住戶資料及基建、設備等檔案資料屬于業主所有。開發建設單位在移交住宅區等物業時，應當向業主或物業管理單位移交有關工程建設、設施設備等物業管理所必需的檔案，并辦理移交手續。
第十四條 業主委員會在與物業管理單位訂立書面的物業管理服務合同時，應當將檔案管理作為合同內容，并在合同生效后向物業管理單位提供該物業的工程建設、設施設備、住戶（用戶）等檔案供其使用。
第十五條 物業管理單位負責檔案工作的人員在崗位變動時，應當辦理檔案交接手續。
第十六條 物業管理區域檔案中涉及業主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規另有規定的除外。
第十七條 物業管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規定進行處理。
第十八條 市、區物業管理主管部門應當將檔案管理列入住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理評優活動的內容。
第十九條 本規范自發布之日起實施。
附件：深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍
附件
深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍
一、行政后勤管理材料
（一）行政綜合
1．物業管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結
2．管理處會議紀要、會議記錄
3．規章制度
4．文秘、檔案、印章管理記錄
5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊
6．物業管理發展規劃、計劃、總結
7．物業管理的請示、批復、報告、通知等
8．專題調查、調研、考察、普查工作材料
9．物業管理區域驗收、接管記錄
（二）接待宣傳工作
1．國家級、部省級、市級及一般性參觀團接待材料
2．專題新聞報道、采訪、新聞發布會材料
3．來訪領導題詞簽名冊
4．來訪者贈送禮品登記
（三）勞資管理
1．機構設置與人事管理規定
2．員工花名冊
3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄
4．用工合同臺帳、社會保險記錄
5．員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績
6．人員增補申請表
（四）后勤管理
1．固定資產登記冊
2．辦公樓設施、辦公用房及辦公用品管理記錄
3．行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表
4．物料采購計劃表、供方評價記錄
5．物料管理、盤點資料、調離人員移交清單
6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料
7．職工食堂管理材料
8．區域通訊工具管理材料
9．員工福利管理材料
二、業主、住戶資料
（一）業主住戶入住通知、購房合同復印件
（二）業主住戶身份證、工作證復印件、家庭成員登記
（三）業主公約
（四）租住戶登記表
（五）租賃物業清單、合同
三、物業裝修材料
（一）裝修申請審批表
（二）商鋪樓宇裝修審批表
（三）裝修違章處理通知單
（四）裝修稅單
四、業主大會、業主委員會材料
（一）業主委員會籌備、選舉等材料
（二）業主委員會的請示、報告、批復
（三）業主委員會制度
（四）業主大會材料
（五）樓長評選、增補、改選記錄
（六）有關收支情況公告
五、日常運行材料
（一）日常運行綜合
1．業主、住戶問卷調查表
2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業管理事務處理跟蹤記錄
3．日常工作檢查記錄
4．事務助理工作總結
5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告
6．家訪表、聯絡單
7．服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄
8．突發事件處理記錄、預防措施報告
9．公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄
（二）園林綠化
植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料
（三）保潔工作
1．保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表
2．保潔綜合、保潔區域及人員分布記錄、檢查表
3．環境衛生消殺記錄
（四）治安工作
1．治安隊工具領用、維修、報廢記錄表
2．治安事件處理記錄
3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、
4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表
5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表
（五）設備運行記錄
1．供水、供電設備匯總表、月統計表
2．供水、供電設備值班、操作運行及保養、檢查記錄
3．電梯運行情況統計表、記錄、值班巡視檢查記錄表
4．電梯故障（事故）處理單
六、消防工作材料
（一）消防中心值班情況記錄
（二）消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表
（三）消防設備運行記錄表
（四）消防安全檢查記錄表
（五）火險隱患整改通知書
七、創優資料
（一）國家級創優評比資料
（二）省、市級創優評比資料
（三）行業評比資料
（四）企業內部創優評比資料
（五）企業ISO9000認證及其它認證材料
八、社區文化
（一）社區大型慶典、文化活動材料
（二）社區文藝體育活動材料
（三）團組織及青年文明號活動材料
（四）社區科普教育、社會公益性活動材料
（五）各類專題座談會、學習參觀考察活動材料
（六）和街道、社區居委會、派出所等協作單位共同活動材料
（七）人文事件方面材料
（八）員工文化生活材料
九、會計檔案
（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證
（二）總帳、明細賬
（三）銀行日記賬、現金日記賬
（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統計等會計月、季度報告
（五）年度會計報告（決算）
（六）會計移交清冊
（七）會計檔案銷毀清冊
（八）會計檔案保管清冊
（九）其它
十、基建檔案
（一）工程竣工圖
（二）土建綜合材料、水電綜合材料
（三）樓宇住房驗收交接材料
（四）業主工程維修項目價格表
（五）公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材料
十一、設備檔案
供水、供電、電梯、消防等設備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料
十二、人事檔案
（一）聘用員工檔案
（二）專業技術人員檔案
（三）辭工員工檔案
十三、聲像檔案
國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料
十四、實物檔案
本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等